REMA hoisting & lifting digitaliseert haar magazijn met CaptureTech Connect
Papierloos werken met scanning en Business Central
REMA is een technische groothandel gespecialiseerd in hef- en hijsmiddelen. Van takels en hijsbanden tot hydraulische vijzels en pallettrucks welke ze leveren aan technische bedrijven, gereedschapswinkels en retailers. Wat REMA onderscheidt, is hun vermogen om volledig aan de wensen van hun klanten te voldoen. Dat betekent maatwerk, precisie en betrouwbaarheid. Ook als het gaat om gecertificeerde producten die aan strenge keuringseisen moeten voldoen.
Het magazijnproces
Zoals bij veel technische groothandels draaide het magazijn van REMA lange tijd op papier. Pickbonnen werden uitgeprint, voorzien van handgeschreven notities en gekleurd met markeerstiften om bepaalde handelingen te benadrukken. Serienummers en lotnummers werden handmatig bijgehouden. En voor de certificering van producten, een kernproces bij REMA, vertrouwde men volledig op geel gemarkeerde magazijnbonnen.
“Het was soms een heel schilderij wat je mee naar buiten gaf,” vertelt Alex Schulteis, dataspecialist bij REMA. “Papiertjes met krabbeltjes en markers. En dat bracht fouten met zich mee: het verkeerde product gepickt, informatie over het hoofd gezien.”
Daarnaast was de voorraadwaarde moeilijk meetbaar. Er werd ingekocht zonder goed overzicht, waardoor het magazijn volliep en de voorraadwaarde nauwelijks te beheersen was. Het bestaande ERP-systeem, Unit4 Wholesale, later overgenomen door Kerridge Commercial Systems, bood onvoldoende mogelijkheden om hier stappen in te zetten. De investeringen die daarvoor nodig waren, stonden niet in verhouding tot de opbrengst.
De keuze voor digitalisering en de juiste partner
Toen REMA besloot over te stappen op Microsoft Dynamics 365 Business Central, mede vanwege de strategische koers van moedermaatschappij Axel Johnson AB, was het moment aangebroken om ook het magazijn volledig te digitaliseren. De vraag was simpel: hoe scannen we producten en serienummers geïntegreerd met Business Central, zonder een overgeprijsd totaalpakket aan te schaffen met functionaliteiten die we nooit gebruiken?
Op de ICT & Logistiek beurs in Utrecht liep het REMA-team CaptureTech tegen het lijf. De kennismaking was meteen raak. Na vergelijking met twee andere aanbieders, waaronder een partij met een eigen Business Central-tool en een grote WMS-leverancier, viel de keuze op CaptureTech. Uitgebreide WMS-pakketten bleken te omvangrijk en te duur, en de integratie met Business Central verliep bij sommigen al stroef tijdens het eerste gesprek. Bij CaptureTech voelde dat anders.
Product Data Specialist & IT
CaptureTech’s aanpak en technologie
Voordat er ook maar een scanner in het magazijn hing, deed CaptureTech een grondige analyse. Het team bezocht de locatie, liep het warehouse door en bracht de volledige situatie in kaart. Omdat het magazijn aanzienlijk lang is en er geen wifi aanwezig was, voerde CaptureTech een wifi-meting uit om het benodigde aantal wifi access points en extra switches te bepalen. Op basis hiervan werd een rapport opgesteld, workflows werden uitgewerkt en pas daarna werd bepaald welke hardware en software nodig waren.
De geïmplementeerde oplossingen omvatten CaptureTech Connect als magazijnsysteem, leidend voor de voorraadregistratie en gesynchroniseerd naar het ERP, Business Central, aangevuld met de Packing module voor orders op meerdere pallets. Inclusief SSCC-labels via Zebra labelprinters op paktafels met touchscreen.
De Newland MT90 mobiele computers worden afgenomen via Hardware-as-a-Service, inclusief onderhoud en beheer. Bewust gekozen, omdat REMA geen lokale IT-afdeling heeft.
Speciale extra handeling in het proces
De grootste technische uitdaging was het certificeringsproces. REMA is aangesloten bij het Erkend Keuringsbedrijf Hef- en Hijswerktuigen (EKH). Producten die gecertificeerd worden, krijgen een extra nummer, dat door de magazijnmedewerker gegraveerd moet worden. In het oude papieren proces werd dit afgedwongen met een geel gemarkeerd bonnetje. In een papierloos systeem moest dat volledig anders worden opgelost, wat maatwerk vereiste in zowel Connect als Business Central, en een koppeling met een derde extern systeem.
De collega’s van Alex in de logistieke operatie vonden dat een belangrijk onderdeel van de vraagstelling naar CaptureTech. “De grootste oplossing was toch wel het certificeringsproces. Het systeem legt onze medewerker nu bepaalde verplichtingen op in het pickproces, waarbij je geen gegevens kunt vergeten. Daar zijn wij super tevreden over.”
Wat is Hardware-as-a-Service?
Bij Hardware-as-a-Service betaal je een vast maandbedrag voor het gebruik van apparatuur, in plaats van deze zelf aan te schaffen. Het grote voordeel ten opzichte van koop is dat onderhoud, vervanging en beheer zijn inbegrepen. Je loopt geen risico op hoge, onverwachte kosten bij een defect, en de apparatuur blijft altijd up-to-date zonder dat je daar zelf naar om hoeft te kijken.
Van papier naar digitaal: de eerste weken
Op 1 januari 2025 ging REMA live. De eerste weken vroegen om aanpassing. Medewerkers waren gewend aan papier, aan de pen en aan de vrijheid om extra informatie bij te schrijven. In de scanner misten ze die informatie aanvankelijk.
“Medewerkers zeiden: ik mis informatie,” vertelt Alex. “En CaptureTech heeft daar goed op ingesprongen. We stelden die vragen meteen terug aan Maarten en Ed van CaptureTech: hoe krijgen we zoveel mogelijk informatie op die scanner? Zodat de medewerker precies dat heeft wat hij nodig heeft, niet meer, niet minder. Want een lap tekst op een klein schermpje wordt gewoon niet gelezen.”
CaptureTech paste snel aan. Na enkele weken begonnen de logistieke medewerkers het systeem steeds beter te beheersen. Naarmate de maanden verstreken, nam de rust toe. “Ik was altijd de vraagbaak als er problemen waren,” zegt Alex. “En ik merk gewoon dat het een stukje rustiger aan het worden is.”
Resultaten
De foutgevoeligheid is met bijna 50% afgenomen. Het verkeerde product meegeven aan een klant behoort vrijwel tot het verleden, de scanner geeft direct een melding als er iets niet klopt. Resterende fouten zijn menselijke vergissingen bij grote aantallen, zoals 89 stuks in plaats van 90.
Connect is de enige bron van waarheid voor de voorraad. Alles wordt daar geregistreerd en gesynchroniseerd naar Business Central. Daardoor kunnen voorraden laag worden gehouden, is de voorraadwaarde nauwkeurig te meten en is er inzicht in bezuinigingsmogelijkheden, iets wat binnen de Axel Johnson-groep actief wordt gevolgd.
Van magazijnbonnen tot orderbevestigingen en facturen: REMA heeft een grote slag gemaakt richting paperless werken. Het papierverbruik is drastisch gedaald. Via Connect is de workload bovendien live inzichtelijk, zodat medewerkers makkelijker toezeggingen kunnen doen over levertijden. De data is klaar voor Power BI-dashboards, waarmee de groep processen verder wil optimaliseren.
“Er worden ongeveer de helft minder fouten gemaakt dan in het oude systeem. Het verkeerde product leveren? Dat heb je nu gewoon niet meer.”
Een betrouwbare samenwerking
Wat REMA steeds terugbrengt als het over CaptureTech gaat, zijn dezelfde begrippen: betrouwbaar, flexibel, meedenken, korte lijnen. Via een gezamenlijke groepschat konden medewerkers van de logistieke afdeling direct vragen stellen aan Maarten en Ed, zonder tussenkomst van een ticketsysteem of wachtrij.
“Bij veel andere partijen word je meteen doorverwezen naar een ticket,” zegt Alex. “Bij CaptureTech niet. We hadden een teamchat, korte lijnen, en mensen werden direct geholpen. Dat gaf een ontzettend prettig gevoel, ook bij de medewerkers op de vloer.”
Product Data Specialist & IT
Klaar voor de toekomst
REMA staat aan de vooravond van een nieuwe uitdaging: het bedrijf verhuist dit jaar naar een nieuw, bijna twee keer zo groot distributiecentrum, gelegen nabij de startbaan van een vliegveld. Een compleet nieuwe magazijninrichting, nieuwe wifi-infrastructuur en een uitbreiding van de scanning-oplossing staan op het programma. CaptureTech is al ingelicht.
“We zijn nu echt voorbereid op de toekomst,” zegt Alex. “Het is een systeem geworden waar wij volledig vertrouwd mee zijn. We hebben een behoorlijke slag gemaakt en CaptureTech groeit gewoon mee.”
