Vernieuwing binnen een traditionele branche
Hoe begraafplaats Rhijnhof service blijft verlenen met ondersteuning van de juiste automatisering
CaptureTech heeft veel klanten die in uiteenlopende branches werken. Neem bijvoorbeeld Rhijnhof, een algemene begraafplaats in Leiden met een oppervlakte van bijna 12 hectare. Naast begraafplaats is het een gedenkpark vol groen en historie. De uitvaartbranche is van nature een traditionele branche en zal niet zo snel volledig geautomatiseerd worden. Johan Straver, administrateur bij Rhijnhof, vertelt: “Toen we van onze lokale server af wilden, bood onze toenmalige IT-dienstverlener een totaalpakket aan. We zijn een stichting en hebben onze financiële limieten. Als je daarmee geconfronteerd wordt, ga je naar alternatieven zoeken.” Gelukkig begreep CaptureTech dit en zodoende heeft Rhijnhof sinds kort een nieuwe IT-infrastructuur op maat.
Problemen met de infrastructuur
Rhijnhof werkt met het administratieprogramma UitvaartSuite. Daar staan alle begraafplekken fysiek aangemerkt op locatie. Elk graf heeft een nummer en daar is een rechthebbende aan gekoppeld. Ook komen hier contracten en persoonsgegevens aan te hangen. Alle gegevens van de graven worden continu up-to-date gehouden zodat Rhijnhof een goed overzicht heeft, real-time.
Toen de lokale server problemen gaf met de snelheid en verbinding met het internet, kon CaptureTech hierbij helpen en verzorgde een nieuwe server, en uiteindelijk de switch naar de Cloud. “Helaas gaf de software UitvaartSuite nog geregeld problemen. Je werd er zomaar uitgegooid en kon pas na een aantal minuten inloggen.” Het was cruciaal dat er zo snel mogelijk een oplossing kwam.
Op naar glasvezel
Johan vroeg CaptureTech om advies en samen kwamen ze tot de oplossing dat er glasvezel zou moeten komen. Zodoende zorgde CaptureTech ervoor dat dit werd aangelegd en ook een firewall werd geïnstalleerd. “We konden direct aan het werk met een stabiele en veilige internetverbinding, dat was een hele verademing.”
De medewerkers werkten voorheen met desktop computers op werk en logden thuis in via hun eigen laptops. Met het oog op cybersecurity en flexibele werkplekken, stapten ze na overleg met CaptureTech volledig over naar zakelijke laptops. “We maken gebruik van spreekkamers en een balie, dan is het wel zo makkelijk dat je je laptop mee kunt brengen als je bezoekers te woord staat.”
De switch naar de Cloud en glasvezel was een hele onderneming. Rhijnhof is niet altijd zo veel bezig met vernieuwingen. De uitvaartbranche is een traditionele branche, verandering is vaak lastig. De medewerkers moesten dan ook wennen om via de Cloud en met programma’s zoals Teams te werken. “Gelukkig konden we goed sparren met CaptureTech over deze veranderingen, er was genoeg begeleiding en we kregen een persoonlijke training wat ons goed op weg hielp.”
Ondanks dat de vorige dienstverlener en CaptureTech qua grootte niet veel uiteenliepen, was er een groot verschil in communicatie. “Je bent niet een nummertje bij CaptureTech, het is veel menselijker. We kregen bij CaptureTech een bekend gezicht terug, en dat was Egwin. Hij woont in de buurt en komt geregeld langs. Dat is fijn werken.”
Een switch in mindset
De overstap naar de Cloud was een hele switch in mindset en manier van werken. De medewerkers moesten daar eerst erg aan wennen. Maar het heeft tot nu toe alleen maar voordelen opgeleverd. Johan noemt een voorbeeld: “Ieder jaar sturen wij ongeveer 3000 facturen uit, dat bouwt een database op. De oude server kon dit niet meer aan, het openen van één factuur ging erg traag. Nu we met de Cloud en glasvezel werken, is deze database direct beschikbaar. Dit is natuurlijk een enorme verbetering.”
Vernieuwingen binnen een traditionele branche
Flexibele werkplekken, efficiënt werken in de Cloud en een snelle en veilige internetverbinding. Het kantoor is nu geautomatiseerd op de manier hoe Rhijnhof het graag ziet. “Onze doelgroep is vaak niet de jongste, mensen verwachten dat ze iemand direct aan de lijn krijgen en communicatie gaat voor de helft per post. Daarom zullen wij ook nooit totaal op de digitale toer gaan. De persoonsgegevens die wel digitaal staan, willen we graag veilig bewaard hebben. Daarnaast blijven we servicegericht en persoonlijk. Het is belangrijk dat een IT-dienstverlener dit begrijpt en dat is het geval met CaptureTech.”
