Mövenpick efficiënt en veilig met behulp van sleutelbeheersysteem KeyConductor

Het Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre is prachtig gelegen aan het IJ tussen het Centraal Station en de Passenger Terminal Amsterdam. Het imposante gebouw telt 408 kamers en is een geliefd hotel onder zowel toeristen als zakenmensen. Voor die laatste groep worden er met regelmaat congressen in het hotel gehouden.

Mövenpick Amsterdam City Centre begint elke dag efficiënt en veilig met behulp van KeyConductor

Sleutels spelen ook vandaag de dag een belangrijke rol in de hotelwereld

“Bij een hotel met een dergelijke omvang zijn er veel sleutels in omloop en wil je weten, wie er wanneer welke sleutel in bezit heeft of had.” zegt de heer Vis – Regional Chief Engineer Mövenpick Hotels & Resorts The Netherlands. De toegang is geregeld via een elektronisch sluitsysteem. Naast dit elektronisch sluitsysteem zijn er ook conventionele sleutels die dagelijks worden uitgegeven. Sleutelbeheer is een taak van de dienst Beveiliging. De sleutelregistratie vond eerst op papier plaats waardoor de kans onnauwkeurigheden aanwezig was.

‘s Morgens komt iedereen sleutels halen om zijn werkzaamheden te starten

De heer Vis: “Vanaf vijf uur tot een uur of tien ‘s morgens komen er werknemers, leveranciers en contractors die allemaal één of meerdere sleutels nodig hebben. Als de afdeling Beveiliging dan net druk is met iets anders, dan ontstaat er onnodig vertraging in de hotelketen. Ik zag dus dat het tijd werd om dit anders te regelen.”

Flexibiliteit was doorslaggevend

De heer Vis gaf opdracht om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn om dit probleem op te lossen. Al snel was de KeyConductor oplossing van CaptureTech in beeld. De heer Vis: “Gedurende de gesprekken met CaptureTech viel de flexibiliteit van de oplossing op. Een tweede pré was het feit dat CaptureTech zelf producent is van zowel hard- als software.”

Heldere business case

Van 1999 tot 2013 werd sleuteluitgifte en -inname geregeld met twee sleutelbeheersystemen. Deze systemen maakten gebruik van contactchips die erg gevoelig waren voor vuil. De gebruikers konden hun sleutels dan niet uitnemen of inleveren, met alle gevolgen van dien. Aan de beheerderskant ondervond men problemen met de verouderde software. Zo kon het systeem de 1.700 gebruikers van ARA niet goed aan met als gevolg dat het beheer erg tijdrovend werd. De communicatie tussen de twee systemen was ook niet meer van deze tijd en de responstijd van de leverancier was langer dan gewenst. Voor ARA allemaal tekenen om uit te kijken naar een nieuwe oplossing.

Vlekkeloze uitrol

“Omdat elke sleuteluitgifte of –inname gemiddeld vijf minuten kostte, was het eenvoudig om een sluitende business case te maken en het management te overtuigen.” aldus de heer Vis. Kort daarop werd een KeyConductor met 96 posities geïnstalleerd. De implementatie hebben de heer Vis en collega’s zorgvuldig voorbereid. Voor iedere werknemer, leverancier of contractor werd er een KeyCop aangemaakt, met daaraan de sleutels waarvoor men bevoegdheid heeft en bij werknemers ook een ‘druppel’ om de elektronische sloten van geautoriseerd deuren te openen en de gegevens voor het tijdregistratiesysteem.

Bewustzijn van verantwoordelijkheid vergroot

Naast efficiency is ook het bewustzijn van de eigen verantwoordelijkheid onder het personeel een groot voordeel. Men is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar sleutel en dat werkt prettig voor zowel de sleutelgebruikers als de sleutelbeheerders. Zij weten dat zolang zij een sleutel op zak hebben, zij daar verantwoordelijk voor zijn. Zodra ze die in de KeyConductor plaatsen zijn ze dat niet meer. Sleutels verlaten dus nooit het pand.

Duidelijke procedure vergroot veiligheid

Binnen het hotel zijn ook een aantal master- en emergencykeys, die alleen bedoeld zijn voor noodgevallen en toegang geven tot alle ruimtes. Het sleutelbeheer is nu nog efficiënter geregeld. “De KeyConductor heeft de mentaliteit van alle medewerkers veranderd, geeft rust en controle en scheelt tijd en geld.” R. Vis Mövenpick Amsterdam City Centre
Contact

Praat met een expert