Vlot en veilig sleutelbeheer dankzij de KeyConductor

Vlot en veilig sleutelbeheer dankzij de KeyConductor

Bedrijf: Gemeente Buggenhout | www.buggenhout.be

Locatie: Buggenhout, België

Sector: Publieke sector

Afdeling: Vrije tijd

Afgenomen diensten: KeyConductor

Gemeente Buggenhout is één van de meest bosrijke gemeenten in Vlaanderen met ruim 14.500 inwoners. In het nieuwe meerjarenplan van de gemeente (2020-2025), zet het huidige gemeentebestuur sterk in op klanttevredenheid. Een van de middelen om de klanttevredenheid te verhogen, is het in gebruik nemen van de KeyConductor voor het beheren van sleutels binnen de afdeling Vrije Tijd. Jurgen Vermeulen, afdelingshoofd Vrije Tijd – Sportfunctionaris deelt zijn ervaringen met de nieuwe sleutelbeheer oplossing.

Er is nauwelijks nog administratie nodig! Via de CaptureTech WebManager kunnen wij namelijk exact nagegaan wie, welke sleutel(s) wanneer heeft meegenomen of teruggebracht.

Jurgen Vermeulen

Afdelingshoofd Vrije Tijd – Sportfunctionaris, Gemeente Buggenhout

Zes locaties, 40 sleutels, één uitdaging

“Een van de diensten binnen de gemeente Buggenhout is ‘Vrije tijd’, waar cultuur & evenementen, jeugd, sport én toerisme onder vallen” vertelt Vermeulen. “Bij ‘Vrije tijd’ beschikken wij over 6 grote gebouwen die onder andere gebruikt worden voor sportlessen en culturele activiteiten. De locaties van deze gebouwen zitten verspreid over de hele gemeente. Medewerkers van de gemeente maar ook verenigingen en sportclubs maken gebruik van deze locaties. Dat maakt het beheer van in totaal zo’n 40 sleutels een uitdaging. Het totaal aantal gebruikers van al deze sleutels? Dan moet je toch wel denken aan +/- 100 mensen. Tot voor kort konden sleutels enkel opgehaald en teruggebracht worden tijdens de kantooruren van de dienst ‘Vrije tijd’. Sleutels werden persoonlijk overhandigd door de medewerkers van de dienst Vrije tijd, wat zorgde voor een complexe organisatie en dit bracht veel administratief werk met zich mee.”

De belangrijkste reden voor de aanschaf van de KeyConductor

Omdat wij de aankomende jaren sterk in zullen zetten op het verhogen van de klanttevredenheid, zijn we op zoek gegaan naar een oplossing voor het beheren van deze 40 sleutels. De oplossing hebben wij gevonden in de KeyConductor van CaptureTech”, licht Vermeulen tevreden toe. “Met dit sleutelbeheersysteem kunnen gebruikers zelf de sleutels ophalen en retourneren, dit verlaagt de werkdruk voor de medewerkers van de dienst Vrije tijd enorm. Er is nauwelijks nog administratie nodig! Via de CaptureTech WebManager kunnen wij namelijk exact nagaan wie, welke sleutel(s) wanneer heeft meegenomen of teruggebracht.

Persoonsongebonden overdracht

Het invoeren van het sleutelbeheersysteem heeft het mogelijk gemaakt om op een vlotte en veilige manier sleutels op te halen of terug te brengen. De KeyConductor is geplaatst in het centrale Gemeenschapscentrum ‘De Pit’. Het grote voordeel van de locatie is dat deze zeven dagen per week geopend is van 08:00-23:00uur. Wat betekent dat gebruikers een breder tijdvak hebben waarin sleutels kunnen worden opgehaald of teruggebracht, omdat we hierin niet meer afhankelijk zijn van de medewerkers en openingstijden van de dienst Vrije tijd. Hierdoor is de service verhoogd wat resulteert in een betere klanttevredenheid en dat was ons doel. De oplossing heeft daarmee ons beoogde doel bereikt en voldoet volledig aan de verwachtingen.

Sleutels zoeken is verleden tijd

Gebruikers kunnen eenvoudig en vlot sleutels ophalen met persoonlijke code. Die data kan ons vervolgens vertellen wie welke sleutel heeft. Hierdoor worden sleutels sneller (terug)gevonden en zowel eigen personeel als klanten waarderen deze service enorm. Rondbellen voor verloren sleutels, behoort daarmee definitief tot het verleden!
De tijdsbesparing is op dit moment nog moeilijk te becijferen, maar is er zeker wel. Daarnaast zien we dat het personeel zich nu kan richten op meer waardevolle taken. De samenwerking met CaptureTech is zeer vlot verlopen, alle afspraken zijn keurig nagekomen en het eindresultaat mag er wezen.”

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!