Samsonite Oudenaarde

Samsonite verhoogt de efficiëntie van sleutelbeheer én de AEO-score

Samsonite verhoogt de efficiëntie van sleutelbeheer én de AEO-score

Bedrijf: Samsonite Oudenaarde | www.samsonite.com

Locatie: Oudenaarde, België

Sector: Producent reiskoffers en bagage

Afdeling: Technische Dienst

Afgenomen diensten: KeyConductor (elektronische sleutelkast) en CaptureTechWebManager (software)

Het van oorsprong Amerikaanse Samsonite (opgericht in 1910) is
’s werelds bekendste en grootste bagagefabrikant. De fabriek in Oudenaarde, België is het Europees hoofdkwartier en toonaangevend in de ontwikkeling en productie van hardschalige reiskoffers. Elke koffer of tas die Samsonite in Europa verkoopt, vertrekt vanuit het distributiecenter te Oudenaarde. In het departement ‘Safety and Facilities’ zitten naast de preventiedienst ook de bewaking en het centrale onderhoud. De preventiedienst samen met de bewaking dragen zorg voor het beheer van alle sleutels in- en rondom de fabriek.

Wij zien een aanzienlijke efficiëntieverbetering. Daarnaast verwachten wij bij de eerst volgende audit een hogere AEO-score.

Geert Moens

Safety & Facility Manager , Samsonite

Handmatige registratie een tijdrovende klus

Geert Moens, Safety & Facility Manager bij Samsonite Oudenaarde: “Op dagelijkse basis wordt een groot aantal sleutels uitgewisseld onder een 100-tal medewerkers, van onderhoudstechnici, schoonmaakpersoneel, bewakingsagenten tot aan de catering. Sleutels werden tot voor kort persoonlijk en handmatig overgedragen en elke inname en uitgifte werd met de hand bijgehouden in een register. Deze handmatige registratie levert veel administratieve handelingen op en is een tijdrovende klus, wat niet past in de dynamische omgeving binnen Samsonite.”

Verbeterde efficiëntie en tijdsbesparing

“Om de inname en uitgifte van sleutels te verbeteren hebben wij gekozen voor een oplossing van CaptureTech” licht Moens toe. “De KeyConductor zorgt op snelle en efficiënte wijze voor een digitaal geregistreerde uitgifte en inname van sleutels. Elke medewerker kan met zijn of haar personeelsbadge toegang krijgen tot de KeyConductor om de benodigde sleutel te ontlenen op het door hem of haar gekozen tijdstip. De software die aangesloten is op de KeyConductor, de CaptureTechWebManager, registreert precies wie, welke sleutel op welk moment heeft ontleend of teruggebracht en zorgt voor een real time rapportage. Dankzij de KeyConductor kan op elk moment van de dag een sleutel worden ontleend zonder dat een medewerker van het departement “Safety and Facilities” hiervoor een andere taak moet onderbreken. Dit is onder andere voor de nachtbewaking een grote stap voorwaarts om efficiënt sleutels te ontlenen zonder een controleronde te onderbreken.”

AEO-vergunning

Naast een efficiëntieslag in de registratie van de inname en uitgifte van sleutels, is geregistreerd sleutelbeheer een belangrijk onderdeel voor het verkrijgen én behouden van het AEO-vergunning. De ‘AEO-vergunning’ (Authorised Economic Operator) is een vergunning welke door de Douane wordt afgegeven aan bedrijven die internationaal actief zijn. Deze vergunning biedt bedrijven voordelen in het internationale handelsverkeer, zo worden ze bijvoorbeeld minder streng gecontroleerd waardoor het oponthoud bij grenzen afneemt.

Moens: “Een bedrijf met een AEO-vergunning wordt als betrouwbaar beschouwd. Om te blijven voldoen aan de criteria die gelden voor afgifte van de vergunning ondergaan wij bij Samsonite Oudenaarde regelmatig audits, ook op het gebied van sleutelbeheer. De samenwerking met CaptureTech verloopt vlot en de installatie werd professioneel aangepakt. Bij Samsonite Oudenaarde zien wij een aanzienlijke efficiëntieverbetering. Daarnaast verwachten wij bij de eerst volgende audit een hogere score en een vermindering van de openstaande aanbevelingen.”

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Gemeente Buggenhout

Vlot en veilig sleutelbeheer dankzij de KeyConductor

Vlot en veilig sleutelbeheer dankzij de KeyConductor

Bedrijf: Gemeente Buggenhout | www.buggenhout.be

Locatie: Buggenhout, België

Sector: Publieke sector

Afdeling: Vrije tijd

Afgenomen diensten: KeyConductor

Gemeente Buggenhout is één van de meest bosrijke gemeenten in Vlaanderen met ruim 14.500 inwoners. In het nieuwe meerjarenplan van de gemeente (2020-2025), zet het huidige gemeentebestuur sterk in op klanttevredenheid. Een van de middelen om de klanttevredenheid te verhogen, is het in gebruik nemen van de KeyConductor voor het beheren van sleutels binnen de afdeling Vrije Tijd. Jurgen Vermeulen, afdelingshoofd Vrije Tijd – Sportfunctionaris deelt zijn ervaringen met de nieuwe sleutelbeheer oplossing.

Er is nauwelijks nog administratie nodig! Via de CaptureTech WebManager kunnen wij namelijk exact nagegaan wie, welke sleutel(s) wanneer heeft meegenomen of teruggebracht.

Jurgen Vermeulen

Afdelingshoofd Vrije Tijd – Sportfunctionaris, Gemeente Buggenhout

Zes locaties, 40 sleutels, één uitdaging

“Een van de diensten binnen de gemeente Buggenhout is ‘Vrije tijd’, waar cultuur & evenementen, jeugd, sport én toerisme onder vallen” vertelt Vermeulen. “Bij ‘Vrije tijd’ beschikken wij over 6 grote gebouwen die onder andere gebruikt worden voor sportlessen en culturele activiteiten. De locaties van deze gebouwen zitten verspreid over de hele gemeente. Medewerkers van de gemeente maar ook verenigingen en sportclubs maken gebruik van deze locaties. Dat maakt het beheer van in totaal zo’n 40 sleutels een uitdaging. Het totaal aantal gebruikers van al deze sleutels? Dan moet je toch wel denken aan +/- 100 mensen. Tot voor kort konden sleutels enkel opgehaald en teruggebracht worden tijdens de kantooruren van de dienst ‘Vrije tijd’. Sleutels werden persoonlijk overhandigd door de medewerkers van de dienst Vrije tijd, wat zorgde voor een complexe organisatie en dit bracht veel administratief werk met zich mee.”

De belangrijkste reden voor de aanschaf van de KeyConductor

Omdat wij de aankomende jaren sterk in zullen zetten op het verhogen van de klanttevredenheid, zijn we op zoek gegaan naar een oplossing voor het beheren van deze 40 sleutels. De oplossing hebben wij gevonden in de KeyConductor van CaptureTech”, licht Vermeulen tevreden toe. “Met dit sleutelbeheersysteem kunnen gebruikers zelf de sleutels ophalen en retourneren, dit verlaagt de werkdruk voor de medewerkers van de dienst Vrije tijd enorm. Er is nauwelijks nog administratie nodig! Via de CaptureTech WebManager kunnen wij namelijk exact nagaan wie, welke sleutel(s) wanneer heeft meegenomen of teruggebracht.

Persoonsongebonden overdracht

Het invoeren van het sleutelbeheersysteem heeft het mogelijk gemaakt om op een vlotte en veilige manier sleutels op te halen of terug te brengen. De KeyConductor is geplaatst in het centrale Gemeenschapscentrum ‘De Pit’. Het grote voordeel van de locatie is dat deze zeven dagen per week geopend is van 08:00-23:00uur. Wat betekent dat gebruikers een breder tijdvak hebben waarin sleutels kunnen worden opgehaald of teruggebracht, omdat we hierin niet meer afhankelijk zijn van de medewerkers en openingstijden van de dienst Vrije tijd. Hierdoor is de service verhoogd wat resulteert in een betere klanttevredenheid en dat was ons doel. De oplossing heeft daarmee ons beoogde doel bereikt en voldoet volledig aan de verwachtingen.

Sleutels zoeken is verleden tijd

Gebruikers kunnen eenvoudig en vlot sleutels ophalen met persoonlijke code. Die data kan ons vervolgens vertellen wie welke sleutel heeft. Hierdoor worden sleutels sneller (terug)gevonden en zowel eigen personeel als klanten waarderen deze service enorm. Rondbellen voor verloren sleutels, behoort daarmee definitief tot het verleden!
De tijdsbesparing is op dit moment nog moeilijk te becijferen, maar is er zeker wel. Daarnaast zien we dat het personeel zich nu kan richten op meer waardevolle taken. De samenwerking met CaptureTech is zeer vlot verlopen, alle afspraken zijn keurig nagekomen en het eindresultaat mag er wezen.”

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Gemeente Utrecht

Tijdsbesparing bij uitleen en inname van bedrijfsmiddelen

Tijdsbesparing bij uitleen en inname van bedrijfsmiddelen

Bedrijf: Gemeente Utrecht | www.utrecht.nl

Locatie: Utrecht, Nederland

Sector: Publieke sector

Afdeling: Facility Management, Serviceplein

Afgenomen diensten: CapLocker

De Gemeente Utrecht zit sinds oktober 2014 in het nieuwe Stadskantoor. Bij de inrichting van de kantoorverdiepingen is rekening gehouden met het nieuwe ‘flex werken’. In 2018 heeft de Gemeente Utrecht voor de CapLocker gekozen voor verbetering in de uitleen- en innameprocedure van bedrijfsmiddelen. Sinds kort is deze CapLocker aangevuld met een extra compartimenten reeks, voor de langdurige uitgifte van bedrijfsmiddelen aan nieuwe medewerkers.

“De lockers zijn in principe 24/7 beschikbaar, wat het gebruik van bedrijfsmiddelen heeft geoptimaliseerd”

Tim Kalverla

Senior Adviseur Facility Management, Gemeente Utrecht

Tijdsbesparing in de uitleen- en innameprocedure van bedrijfsmiddelen
Tim Kalverla is Senior Adviseur Facility Management. Binnen zijn functie richt hij zich voornamelijk op IT en innovatie. Vanuit Facility Management is hij continue bezig met vraagstukken zoals; Hoe loopt de dienstverlening? Welke ontwikkelingen zijn er en waar zien zij kansen voor verbetering’. De slimme uitleenmuur (CapLocker) voor uitgifte laptops is een voorbeeld hiervan. De CapLocker staat sinds 2018 bij gemeente Utrecht.Op de 10e verdieping van het Stadskantoor bevindt zich het serviceplein, voor de medewerkers van de Gemeente Utrecht, waar bedrijfsmiddelen, zoals laptops, uitgeleend worden. De registratie, administratie en de uitleen- en innameprocedure nam voorheen veel tijd in beslag, maar wordt sinds het gebruik van de CapLocker muur veel tijd bespaard en ontzorgt het de servicedesk.

Meer tijd voor kwaliteitsmonitoring
De CapLocker, bestaande uit achtenveertig lockers, is ingericht voor het kortstondig uitlenen van bedrijfsmiddelen. Begin 2018 zijn de lockers geplaatst op de verdieping van het serviceplein tegenover de servicebalie. Zo kunnen de medewerkers van het serviceplein – indien nodig – uitleg geven en direct feedback krijgen over de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. “De medewerkers zijn positief over de CapLocker. Dankzij de online reserveringsmodule (de CaptureTech App), is het reserveren van een laptop heel toegankelijk en grijpen ze nooit meer mis!” licht Tim enthousiast toe. “Middels een verkregen QR-code kan de laptop worden opgehaald of ingeleverd, ook buiten de werkuren van de servicebalie. De lockers zijn in principe 24/7 beschikbaar, wat het gebruik van de laptops heeft geoptimaliseerd”. Ook de servicebalie is zeer te spreken over de lockers. Het resulteert in aanzienlijk minder balie bezoek, creëert overzicht in het beheer van de laptops en ontzorgt daarmee de servicebalie. Dankzij de CaptureTech App (Web-based Management en Reserveringsmodule) heeft het serviceplein direct inzicht in wie, wanneer, wat in gebruik heeft (gehad). De servicebalie kan zich hierdoor meer focussen op het optimaliseren van andere processen en problemen, meer dienstverlenging bieden en zich bezig houden met kwaliteitsmonitoring.

Inmiddels is er een pilot gestart met nog een CapLocker (acht compartimenten), voor de afdeling Automatisering. Deze afdeling gaat de lockers gebruiken, als centraal punt, voor de uitgifte van bedrijfsmiddelen aan nieuwe medewerkers, oftewel langdurige uitgifte.

Specificaties CapLocker kortstondige uitleen
• 48 compartimenten
• Plus 1 compartiment voor de bediening, besturing en elektrotechnische voorzieningen, incl touchscreen
• Totale afmetingen: 1750 mm breed, 2200 mm hoog en 500 mm diep
• Elektronische sloten voorzien van een mogelijkheid tot handmatige nood opening
Daarnaast staat de ‘pilot’ CapLocker voor langdurige uitgifte (8 compartimenten incl 1 compartiment voor de bediening)

 

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Daelzicht

LEAN PROPERTY MANAGEMENT IN DE ZORG MET ELEKTRONISCH SLEUTELBEHEERSYSTEEM

Daelzicht levert zorg op maat aan kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. In totaliteit heeft Daelzicht zo’n 2.000 cliënten op ongeveer 80 locaties in Limburg. In Heel is het hoofdkantoor gevestigd en daar heeft Daelzicht ook een groot instellingsterrein met eigen woonwijk en voorzieningen voor dagbesteding. Daelzicht wil een uitstekend zorgproduct leveren en wil de niet-zorg-gerelateerde diensten zo efficiënt mogelijk laten verlopen.

Efficiënt vastgoedbeheer na reorganisatie

Een organisatie als Daelzicht heeft een grote vastgoedportefeuille die beheerd en onderhouden moet worden. Voor het onderhoud zijn Harry Foederer en Wim Mulder verantwoordelijk. Foederer vertelt: “Zo’n vier jaar geleden zijn we een reorganisatie gestart. Voor de Cluster Vastgoed betekende dit dat we de vastgoedbehoeften, zo efficiënt mogelijk zijn gaan invullen.

Zo hebben wij bijvoorbeeld panden verkocht en huren wij deze terug van de nieuwe eigenaar.” Ook is het hoofdgebouw van Daelzicht gesloopt en zetelt het hoofdkantoor nu in een voormalig bankgebouw in Heel. Daar is geen receptie meer, de toegang wordt geregeld met behulp van camera’s en een toegangscontrolesysteem. Dit is veilig en efficiënt!

“De KeyConductor geeft ons de zekerheid en de rust om onze kerntaken te kunnen uitvoeren.”

Zo veel mogelijk kosten uit het zorgproduct

Vanuit overheidswege worden organisaties als Daelzicht gedwongen om zo veel mogelijk kosten uit het zorgproduct te halen. Harry Foederer licht toe wat dit voor de Cluster Vastgoed betekent: “Door het opstellen van een Meer Jaren Onderhoud Plan (MJOP) met daaraan gekoppeld onderhoudscontracten van aannemers en installateurs, zijn de onderhoudskosten tot 2030 in beeld gebracht.”

Zorg om sleutels

Wim Mulder vertelt: “Wanneer een aannemer of installateur in de oude situatie een klus moest doen, ging deze zich eerst melden bij de portier. Vervolgens kon men bij de receptie de sleutel van het desbetreffende gebouw ophalen. Voor ontvangst van de sleutel moest getekend worden, wat overigens regelmatig niet of niet goed werd gedaan. Na de klus moest men de sleutel weer inleveren, maar ook dat werd nog wel eens vergeten. Voor ons waren sleutels een behoorlijke zorg.”

Gecontroleerd toegang tot sleutels

De plannen voor het vastgoedonderhoud zijn samen met BSU opgesteld. Wim Mulder: “Het was BSU die met een folder van de KeyConductor kwam. Wij waren gelijk geïnteresseerd en hebben CaptureTech uitgenodigd.” Korte tijd later zijn er op twee locaties KeyConductors geïnstalleerd, één in Heel en één in Koningslust. Deze worden beiden beheerd vanuit Heel via de webbased applicatie. Alle aannemers, installateurs en schoonmakers die werkzaamheden op desbetreffende locaties moeten doen, hebben per individu een eigen authenticatiecode en een pincode waarmee zij toegang krijgen tot één bos met sleutels in de kast.

Besparing van tijd en zorgen

“Nu de uitgifte en inname van sleutelbossen geautomatiseerd en gecontroleerd gaat, bespaart dit ons aanzienlijk veel tijd en zorgen.” zegt Harry Foederer. “Mensen zijn zelf verantwoordelijk vanaf het moment dat zij de sleutelbos uitnemen tot het moment zij deze inleveren. In het systeem hebben wij van elke gebruiker ook het mobiele nummer opgeslagen, zo dat we altijd kunnen bellen wanneer een sleutelbos toch niet op tijd terug is.”

Rapportages leiden tot inzicht

Ook de rapportagefunctie van de KeyConductor is van toegevoegde waarde bij Daelzicht. Wim Mulder: “Wij verhuren de gymzaal en het zwembad in de avonduren. Aan de hand van het tijdstip van uitgifte en inname van de sleutel, wordt het aantal gebruiksuren in rekening gebracht. Wij maken hier maandelijks eenvoudig een rapport van.”

De KeyConductor geeft zekerheid en rust

Voor Daelzicht is de KeyConductor een middel om tijd en kosten te besparen. Daarnaast verhoogt de controle over de sleutels ook de veiligheid voor cliënten en medewerkers. Harry Foederer: “De KeyConductor geeft ons de zekerheid en de rust om onze kerntaken te kunnen uitvoeren.”

Wilt u meer informatie, een demo of een offerte aanvragen?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Jaguar Landrover

Efficiënt sleutelbeheer bij Land Rover Metropool Noord

Metropool Noord is de grootste en nagelnieuwe Jaguar Land Rover vestiging in Antwerpen.  Voor Metropool Noord gold wat voor veel verdelers en wagenparken geldt: het registreren en beheren van sleutels is een uitdaging. Dit leidt regelmatig tot verstoring van werkprocessen. De oplossing voor deze uitdaging heeft Metropool Noord gevonden in een elektronisch sleutelkast – de open KeyConductor.

 Dankzij CaptureTech zijn sleutels veilig opgeborgen en er kan exact nagegaan worden wie, welke sleutel wanneer van hand tot hand zijn overgegaan

Behoefte aan efficiënt sleutelbeheer en elektronische sleutelkast

Als Jaguar Land Rover verdeler, beschikt Metropool Noord over tientallen sleutels; die van tweedehandswagens, demo wagens en nieuwe wagens. De zoektocht naar de juiste sleutel bij de juiste wagen bracht voorheen onnodig tijdverlies met zich mee. Via een positieve referentie van een andere verdeler binnen de Jorssen Groep, heeft Metropool Noord de verhuizing aangegrepen als het perfecte moment om de inname en uitgifte van sleutels te structureren en registeren. Wat zijn de ervaringen met de nieuwe sleutelbeheer oplossing van CaptureTech? Een gesprek met Philip Jacobs, Product Genius & Handover Specialist bij de Jaguar Land Rover.

KeyConductor: Nooit meer zoeken naar sleutels

Philip Jacobs “Alle sleutels hingen aan metalen haakjes die vrij toegankelijk waren voor iedereen. Omdat er geen registratie of controle was op wie welke sleutels wanneer had meegenomen, kostte ons dit dagelijks onnodig veel zoekuren.” De oplossing voor deze uitdaging heeft Metropool Noord gevonden in een open KeyConductor van CaptureTech. Met dit sleutelbeheersysteem worden sleutels veilig opgeborgen en kan er exact worden nagegaan wie, wat, waar en wanneer sleutels van hand tot hand zijn overgegaan. De elektronische sleutelkast heeft 84 actieve posities, biedt de mogelijkheid tot uitbreiding en heeft een vervangbare U-hasp. De personeelsleden hebben toegang tot de sleutels met hun persoonlijke personeelsbadge.

Verwachtingen meer dan ingelost

Philip Jacobs: “Uiteraard hebben wij verschillende oplossingen bekeken, maar de KeyConductor van CaptureTech heeft de makkelijkste werking. Daarbij hebben zij ons zeer goed advies verstrekt en de verwachtingen meer dan ingelost. Zeker toen we snel enkele blades (posities) verder uit elkaar wilden plaatsen, is dit zeer snel en professioneel aangepakt en opgelost. En dat alles binnen de strakke timing die we hadden omdat de dealer enkele dagen later werd geopend. Daarbij was het een groot voordeel dat de eigen personeelsbadges gebruikt konden worden als toegangspassen.”

Met ons nieuwe sleutelbeheersysteem besparen wij direct op kosten. Daarnaast is de samenwerking met CaptureTech top verlopen. Ze zijn een vlotte en betrouwbare specialist.

Inzicht in laatste gebruiker zonder software te raadplegen

De KeyConductor wordt gebruikt om de sleutels van nieuwe wagens te beheren en registreren. Die sleutels zijn voorzien van zogeheten KeyCops, intelligente sleutelringen met barcode en RFID waardoor zij geïdentificeerd en verwerkt kunnen worden. Jacobs: “Eén sleutel gaat langs verschillende personen. Een technieker zet de wagen klaar zodat het volledige proces kan worden afgewerkt, inclusief poetsen en accessoires. Daarna komt de wagen bij de hand-over specialist die deze aan de klant overhandigd. We werken met de laatste vier cijfers van het chassisnummer, waardoor we van elke sleutel op de kast kunnen zien wie de laatste gebruiker was. Dus zonder de software te raadplegen. Dat werkt vlot en efficiënt.”

Investering snel terugverdiend

“De investering van de KeyConductor verdient zichzelf snel terug”, aldus Jacobs. “Met ons nieuwe sleutelbeheersysteem besparen wij direct op kosten. Verder wordt het zoeken volledig vermeden. Dat zijn ook enkele uren per maand. Al met al heeft KeyConductor ons een vlotte werking bezorgd voor onze nieuwe wagens. Daarbij is de samenwerking met CaptureTech top verlopen. Zij zijn een vlotte en betrouwbare specialist.”

Gemeente Waddinxveen

EFFICIËNTE UITLEEN BEDRIJFSMIDDELEN ONDERSTEUNT ‘HET NIEUWE WERKEN’ BIJ GEMEENTE WADDINXVEEN

Gemeente Waddinxveen is eind februari 2018 verhuisd naar een nieuwe locatie. Dit bijzondere pand, dat energieneutraal is, is op zo’n manier ontworpen dat ‘het nieuwe werken’ wordt gestimuleerd. Zo kunnen medewerkers gebruikmaken van flexplekken, vergaderruimtes boeken, informeel overleggen in het werkcafé of buiten het gemeentehuis werken. Vooral voor dat laatste zocht de gemeente een oplossing om de uitleen van bedrijfsmiddelen als laptops te vereenvoudigen en inzichtelijk te maken.

Het nieuwe werken bij Gemeente Waddinxveen

Gemeente Waddinxveen is in 2016 begonnen met de bijzondere transformatie van een bestaand winkelpand tot nieuw thuis voor zowel de inwoners van de gemeente als voor de gemeente ambtenaren. Niet alleen is het nieuwe gemeentehuis energieneutraal, ook is de indeling volledig gericht op ‘het nieuwe werken’. Bezoekers worden niet meer in ‘hokjes’ ontvangen en de tweehonderd medewerkers kunnen op hun beurt gebruikmaken van verschillende type werkplekken. Zo vind je er overlegplekken – formeel in vergaderruimtes, maar ook informeel in het werkcafé – en flexplekken. Eind februari 2018 hebben de medewerkers het nieuwe gemeentehuis betrokken.

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen

Behoefte aan efficiënt beheer bedrijfsmiddelen

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen, vertelt Tosca Brog. Zij is Coördinator Automatisering binnen de gemeente en verantwoordelijk voor de ICT: “In ons oude pand beschikten wij over meer dan genoeg werkplekken en dat doen we nu nog steeds. Het verschil is dat de medewerkers nu gestimuleerd worden om flexibel te zijn, zodat ze ook buiten het gemeentehuis kunnen werken.

Je kunt je voorstellen dat het voor de Wethouder van Kunst en Cultuur van toegevoegde waarde is om af en toe vanuit het kunstcentrum aan het werk te zijn. Om dit te faciliteren, hebben wij onder andere laptops en OV-kaarten beschikbaar gesteld.”

De uitleen van deze bedrijfsmiddelen verliep ongestructureerd. De medewerkers van het gemeentehuis konden bij de facilitair medewerkers items lenen zoals laptops en fietsen, maar de wisselende roosters bevorderde de administratie niet. Brog: “Als je een laptop had geleend bij facilitair medewerker X, dan was de kans groot dat je hem weer in moest leveren bij facilitair medewerker Y. Dat in combinatie met de ongestructureerde administratie van de in- en uitleen resulteerde erin dat er regelmatig spullen kwijtraakten of te laat werden ingeleverd. In die 1,5 tot 2 jaar dat het op die manier verliep, hebben we wel gemerkt dat er behoefte bestaat aan de mogelijkheid om spullen te lenen. Met het nieuwe pand, waar het nieuwe werken extra wordt gestimuleerd, is onze verwachting dat deze behoefte alleen maar groter gaat worden. Daarom wilden we dit graag professionaliseren.”

Oplossing gevonden in combinatie van KeyConductor en CapLocker

Gemeente Waddinxveen heeft die professionaliseringslag gevonden in de combinatie van de KeyConductor en de CapLocker. Met deze combinatie is het niet alleen mogelijk om middelen uit te lenen, maar ook sleutels. Brog: “Hierdoor kunnen wij naast laptops en iPhoneopladers ook fietssleutels en OV-kaarten uitlenen. Middelen die het nieuwe werken stuk voor stuk faciliteren. Met de QR-code die bij de reservering wordt ontvangen, kan het item bij de uitleenmuur worden opgehaald en ook weer teruggebracht.” De indeling van de uitleenmuur bij Gemeente Waddinxveen is als volgt: 15 kasten voor laptops, 5 kasten voor iPhone-opladers en 4 grote kasten die worden gebruikt als postvak. Stukken die anders in de postkamer zouden blijven liggen. Brog “Belangrijke, vertrouwelijke stukken liggen nu niet meer voor het grijpen. In ons vak, met name voor de afdeling HR en Juridische Zaken, is dat een groot voordeel.“

“Voorheen raakten wij regelmatig middelen kwijt. Dat kan met deze uitleenmuur niet meer.

CaptureTech actief in ontzorgen

Gemeente Waddinxveen wist van het bestaan van de ‘uitleenmuur’ via de Gemeente Gouda, met wie het nauw contact onderhoudt. Brog: “De gemeente Gouda werkte al met de KeyConductor voor de uitleen van sleutels. Zo wisten wij van het bestaan ervan. Toen wij zagen dat dit idee bij Hogeschool Utrecht werd gecombineerd met de uitleen van andere, grotere middelen, hebben wij contact gezocht met CaptureTech en zijn we samen dit project gestart.” Waar een nieuwe, technische implementatie doorgaans veel tijd nodig heeft voordat het wordt omarmd door de gebruikers, waren de medewerkers van de gemeente al snel te spreken over de oplossing. Brog: “Dat komt vooral door de herkenbare elementen die CaptureTech gebruikt, zoals een QR-code. Natuurlijk helpt het ook mee dat mensen onafhankelijk zijn, zij hebben niemand meer nodig om een item te kunnen lenen. Ik verwacht dat de uitleenmuur de komende tijd meer en meer gebruikt zal worden. En ik ben apetrots dat ik deze innovatie samen met CaptureTech binnen de gemeente heb kunnen realiseren.”
Contact

Praat met een expert

Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre

Mövenpick efficiënt en veilig met behulp van sleutelbeheersysteem KeyConductor

Het Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre is prachtig gelegen aan het IJ tussen het Centraal Station en de Passenger Terminal Amsterdam. Het imposante gebouw telt 408 kamers en is een geliefd hotel onder zowel toeristen als zakenmensen. Voor die laatste groep worden er met regelmaat congressen in het hotel gehouden.

Mövenpick Amsterdam City Centre begint elke dag efficiënt en veilig met behulp van KeyConductor

Sleutels spelen ook vandaag de dag een belangrijke rol in de hotelwereld

“Bij een hotel met een dergelijke omvang zijn er veel sleutels in omloop en wil je weten, wie er wanneer welke sleutel in bezit heeft of had.” zegt de heer Vis – Regional Chief Engineer Mövenpick Hotels & Resorts The Netherlands. De toegang is geregeld via een elektronisch sluitsysteem. Naast dit elektronisch sluitsysteem zijn er ook conventionele sleutels die dagelijks worden uitgegeven. Sleutelbeheer is een taak van de dienst Beveiliging. De sleutelregistratie vond eerst op papier plaats waardoor de kans onnauwkeurigheden aanwezig was.

‘s Morgens komt iedereen sleutels halen om zijn werkzaamheden te starten

De heer Vis: “Vanaf vijf uur tot een uur of tien ‘s morgens komen er werknemers, leveranciers en contractors die allemaal één of meerdere sleutels nodig hebben. Als de afdeling Beveiliging dan net druk is met iets anders, dan ontstaat er onnodig vertraging in de hotelketen. Ik zag dus dat het tijd werd om dit anders te regelen.”

Flexibiliteit was doorslaggevend

De heer Vis gaf opdracht om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn om dit probleem op te lossen. Al snel was de KeyConductor oplossing van CaptureTech in beeld. De heer Vis: “Gedurende de gesprekken met CaptureTech viel de flexibiliteit van de oplossing op. Een tweede pré was het feit dat CaptureTech zelf producent is van zowel hard- als software.”

Heldere business case

Van 1999 tot 2013 werd sleuteluitgifte en -inname geregeld met twee sleutelbeheersystemen. Deze systemen maakten gebruik van contactchips die erg gevoelig waren voor vuil. De gebruikers konden hun sleutels dan niet uitnemen of inleveren, met alle gevolgen van dien. Aan de beheerderskant ondervond men problemen met de verouderde software. Zo kon het systeem de 1.700 gebruikers van ARA niet goed aan met als gevolg dat het beheer erg tijdrovend werd. De communicatie tussen de twee systemen was ook niet meer van deze tijd en de responstijd van de leverancier was langer dan gewenst. Voor ARA allemaal tekenen om uit te kijken naar een nieuwe oplossing.

Vlekkeloze uitrol

“Omdat elke sleuteluitgifte of –inname gemiddeld vijf minuten kostte, was het eenvoudig om een sluitende business case te maken en het management te overtuigen.” aldus de heer Vis. Kort daarop werd een KeyConductor met 96 posities geïnstalleerd. De implementatie hebben de heer Vis en collega’s zorgvuldig voorbereid. Voor iedere werknemer, leverancier of contractor werd er een KeyCop aangemaakt, met daaraan de sleutels waarvoor men bevoegdheid heeft en bij werknemers ook een ‘druppel’ om de elektronische sloten van geautoriseerd deuren te openen en de gegevens voor het tijdregistratiesysteem.

Bewustzijn van verantwoordelijkheid vergroot

Naast efficiency is ook het bewustzijn van de eigen verantwoordelijkheid onder het personeel een groot voordeel. Men is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar sleutel en dat werkt prettig voor zowel de sleutelgebruikers als de sleutelbeheerders. Zij weten dat zolang zij een sleutel op zak hebben, zij daar verantwoordelijk voor zijn. Zodra ze die in de KeyConductor plaatsen zijn ze dat niet meer. Sleutels verlaten dus nooit het pand.

Duidelijke procedure vergroot veiligheid

Binnen het hotel zijn ook een aantal master- en emergencykeys, die alleen bedoeld zijn voor noodgevallen en toegang geven tot alle ruimtes. Het sleutelbeheer is nu nog efficiënter geregeld. “De KeyConductor heeft de mentaliteit van alle medewerkers veranderd, geeft rust en controle en scheelt tijd en geld.” R. Vis Mövenpick Amsterdam City Centre
Contact

Praat met een expert

Gemeente Gouda

Gemeente Gouda fietsreserveringen via sleutelbeheersysteem CaptureTech

In het Huis van de Stad, gelegen in de Spoorzone van Gouda, zijn verscheidene gemeentelijke diensten gehuisvest. Op de zesde verdieping van dit moderne stadshuis bevindt zich het Servicepunt. Deze afdeling is faciliterend voor de 600 tot 700 gebruikers van het Huis van de Stad en op automatiseringsgebied ook voor de ambtenaren van de gemeenten Waddinxveen en Zuidplas.

Geen omkijken meer naar leenfietsen bij gemeente Gouda door CaptureTech’s KeyConductor

Modern huis van de stad, moderne organisatie ondersteund door ICT

Coördinator van het Servicepunt Cock Bruinsma: ‘Het zwaartepunt van de diensten van het Servicepunt zijn it-gerelateerd. Gebruikers melden zich bij ons wanneer men niet kan inloggen op het netwerk of als een printer het niet meer doet, maar ook als iemand een nieuwe telefoon nodig heeft.’ Om alle meldingen keurig af te handelen wordt de facilitaire software van TopDesk gebruikt.

Bij de ingebruikname van het Huis van de Stad in 2012 zijn er ook een aantal dienstfietsen aangeschaft. Gebruikers van het Huis van de Stad kunnen
deze fietsen lenen om naar afspraken in de stad te gaan. De coördinatie van het gebruik van deze fietsen werd ondergebracht bij het Servicepunt. Cock Bruinsma: ‘Wie een fiets had gereserveerd, kon bij ons op de zesde verdieping de fietssleutel komen halen en moest die daar ook weer terugbrengen. Maar het gebeurde regelmatig dat een fiets ’s middags om vijf uur nog niet terug was gebracht zodat één van onze medewerkers moest overwerken. Voor zowel gebruikers als medewerkers was dit geen ideale situatie en ja, wij zijn it-ers dus wilden wij dit proces automatiseren.’ .

Fietsreserveringen via TopDesk gekoppeld met KeyConductor

Samen met zijn collega Rick Nieuweveen bedacht Bruinsma hoe hij de uitgifte en inname van fietssleutels wilde automatiseren. ‘Heel wat lunchpauzes hebben Rick en ik gefilosofeerd over hoe we dit proces konden verbeteren. Rick bedacht hoe het Topdesk pakket gebruikt kon worden voor de reserveringen en uiteindelijk misten we alleen nog een intelligente sleutelkast.’
‘In 2014 heb ik de Facilitaire Vakbeurs bezocht en trof daar een aantal aanbieders van sleutelbeheer oplossingen. Met CaptureTech hadden wij gelijk een goede klik. Zij dachten met ons mee en hun Keyconductor sprak ons erg aan.’ Bruinsma zette de wensen en eisen waaraan de oplossing moest voldoen op papier en nodigde de geselecteerde aanbieders uit om een voorstel te doen. Cock Bruinsma: ‘Na een uitgebreide selectieprocedure bleef de KeyConductor van CaptureTech over.’

Fietsreserveringen geautomatiseerd

Wat Bruinsma en Nieuweveen hadden bedacht, moest nu worden gerealiseerd. Bruinsma: ‘CaptureTech was zeer meewerkend in de ontwikkeling van de koppeling tussen de KeyConductor en de software van TopDesk. Rick Nieuweveen kon rekenen op alle steun en in relatief korte tijd had hij de koppeling voor elkaar.’

Door de koppeling kunnen medewerkers via hun TopDesk omgeving één van de twaalf fietsen reserveren. Een kwartier voor het gereserveerde tijdstip krijgt de gebruiker een e-mail met daarin het bericht dat vanaf dat moment de gereserveerde fiets kan worden opgehaald. Dat kan tot een kwartier na het gereserveerde tijdstip. Alleen gedurende dat half uur heeft de gebruiker met zijn smartcard toegang tot de Keyconductor om de fietssleutel uit te nemen. Die smartcard gebruikt men ook om toegang te krijgen tot het gebouw, in te loggen op de computer en te kunnen printen. Vijftien minuten voordat de fiets terug moet zijn, ontvangt de gebruiker ook weer een e-mail met daarin het verzoek om de fiets op tijd terug te brengen. Mocht een fiets niet op tijd terug zijn voor de volgende gebruiker, dan kan het systeem een reservefiets inzetten. Ook dit proces gaat volledig automatisch.

Heldere business case

De eerste maand dat het systeem in gebruik was, heeft men de Keyconductor op de zesde verdieping geplaatst. Zo kon men de gebruikers uitleg geven en direct feedback krijgen over de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. Na deze proefperiode is het systeem naar de fietsenstalling verhuisd. Gebruikers komen sindsdien niet meer op de zesde verdieping om een fietssleutel te halen of te brengen, hetgeen hun veel tijd scheelt. Ook op het Servicepunt kost deze oplossing minder tijd, men hoeft niet langer te blijven totdat alle fietssleutels retour zijn.

Bruinsma: ‘De business case in deze is inderdaad het besparen van tijd. Doordat onze medewerkers niet meer hoeven te blijven en ook doordat de haal- en brengtijd van de gebruikers nu nihil is, is de terugverdientijd van deze oplossing best kort. Maar even belangrijk vinden wij de bewustwording die het systeem creëert bij de gebruikers. Doordat zij een digitale reservering maken voor een bepaalde tijd, zijn zij er bewust van dat ze de gereserveerde fiets op de aangegeven tijden mogen gebruiken en overschrijding daarvan moeten voorkomen.’

Ook OV-passen reserveren en beheren

Het systeem draait naar volle tevredenheid van gebruikers en beheerders. De pool van twaalf leenfietsen blijkt groot genoeg. Wel wil men ook pashouders met daarin de OV-passen van de gemeente Gouda in de kast onderbrengen. Ambtenaren kunnen dan via Topdesk een OV-pas reserveren als zij voor hun werk met het openbaar vervoer moeten reizen.
Contact

Praat met een expert

Schiphol

Intelligent sleutelbeheersysteem KeyConductor voor Schiphol Winkeliers

Luchthaven Schiphol heeft jaarlijks zo’n 55 miljoen passagiers tevreden te stellen. Daarbij is het belangrijk om de reiziger zijn of haar wachttijd zo aangenaam mogelijk door te laten brengen. Winkelen staat daarbij bovenaan. Schiphol biedt vele winkelmogelijkheden zowel aan airside (See Buy Fly) als landside (Schiphol Plaza). Gezien het hoge beveiligingsniveau en het continue proces van de luchthaven, is het verlenen van toegang tot deze winkels een interessante uitdaging voor een bedrijf als CaptureTech. Winkeliers Schiphol tevreden dankzij Capturetech’s intelligent sleutelbeheersysteem KeyConductor.

Winkeliers Schiphol tevreden dankzij KeyConductor intelligent sleutelbeheersysteem

Airport Retailers Association

De winkels aan airside op Schiphol zijn verenigd in de stichting Airport Retailers Association (ARA). Deze organisatie draagt op een collectieve manier zorg voor facilitaire zaken, veiligheidsvoorzieningen en uiteraard alle aspecten van ‘retailen’ op Schiphol. De heer Alex van den Hoek is directeur van ARA en belast met onder andere de veiligheidsvoorzieningen en facilitaire zaken.

Tijdig openen van winkels van groot belang

Reizigers zijn minimaal twee uur voor vertrek op Schiphol aanwezig. De winkels aan airside moeten ruim voor vertrek van de eerste vlucht geopend zijn, zodat reizigers nog kunnen winkelen. Winkelen op Schiphol is een onderdeel van de beleving die de luchthaven haar reizigers elke dag weer wil bieden en wel op een prettige en efficiënte

De reiservaring van reizigers begint op Schiphol

Alex van den Hoek: “De reiservaring van de reizigers begint al op Schiphol. Het in een ontspannen sfeer kunnen winkelen, hoort daarbij. Reizigers moeten niet voor een gesloten deur komen te staan. Dat zou omzetderving voor de winkelier betekenen, maar ook een teleurstelling voor de reizigers. Dit willen we natuurlijk voorkomen en een veilig en betrouwbaar systeem voor sleuteluitgifte en –inname draagt daar aan bij.” Toegang tot de winkels moet 24/7 mogelijk zijn voor zowel winkelmedewerkers als magazijnmedewerkers. In totaliteit betreft het zo’n 1.700 gebruikers die op een veilige manier toegang behoren te hebben tot meer dan 100 sets met sleutels.

Oude situatie

Van 1999 tot 2013 werd sleuteluitgifte en -inname geregeld met twee sleutelbeheersystemen. Deze systemen maakten gebruik van contactchips die erg gevoelig waren voor vuil. De gebruikers konden hun sleutels dan niet uitnemen of inleveren, met alle gevolgen van dien. Aan de beheerderskant ondervond men problemen met de verouderde software. Zo kon het systeem de 1.700 gebruikers van ARA niet goed aan met als gevolg dat het beheer erg tijdrovend werd. De communicatie tussen de twee systemen was ook niet meer van deze tijd en de responstijd van de leverancier was langer dan gewenst. Voor ARA allemaal tekenen om uit te kijken naar een nieuwe oplossing.

Oplossing CaptureTech

Na inventarisatie van de wensen en eisen heeft CaptureTech in samenspraak met ARA een maatwerkoplossing ontwikkeld. Deze omvat twee KeyConductor systemen op basis van UHF RFID met een groot touch screen als bedieningspaneel. De basis van het systeem is de UHF RFID KeyCop. Deze is ongevoelig voor stof en vuil en de gegevensoverdracht via UHF RFID (dus contactloos) is supersnel. De centrale managementapplicatie is erg gebruikersvriendelijk, betrouwbaar en voorziet in uitgebreide rapportagemogelijkheden. Op basis hiervan stuurt ARA maandelijks relevante rapportages naar de aangesloten winkeliers. Deze oplossing, waaraan ARA veel heeft bijgedragen, is de basis geworden voor alle CaptureTech KeyConductor sleutelbeheersystemen.

Implementatie en dagelijks gebruik

gebruik De overgang van de oude systemen naar de KeyConductor systemen is minutieus voorbereid en naar tevredenheid verlopen. Weken van te voren heeft men de software ingericht. Binnen 24 uur heeft men de oude systemen gedemonteerd en de nieuwe KeyConductors geïnstalleerd en in gebruik gesteld. De gebruikers zijn zeer tevreden met de nieuwe systemen en zijn met het KeyConductor systeem gewaarborgd van een veilige en betrouwbare oplossing. Uitgifte en inname van sleutelbossen gaat snel en gebeurt foutloos. Zodoende kan men tijdig de winkels openen en de reizigers ongestoord laten winkelen.
Contact

Praat met een expert

Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht start uitrol intelligente uitleenmuur op alle locaties

Middelen als laptops en camera’s worden sinds 2017 door Hogeschool Utrecht (HU) op een bijzondere manier beschikbaar gesteld. Waar de servicebaliemedewerker voorheen elke dag zo’n zestig items uitleende, halen de studenten en medewerkers nu zelf de benodigde middelen uit de ‘uitleenmuur’. Online kunnen zij een item reserveren en met de unieke QR-code die zij ontvangen kunnen zij de locker openen. Met de implementatie van deze uitleenmuur – inmiddels op zes locaties van de HU – bespaart de HU tienduizenden handelingen per jaar. “Handelingen die vanuit hospitality oogpunt geen waarde toevoegen”, aldus Allard Schelhaas, Chief Hospitality bij HU.

CaptureTech levert elektronische lockers en sleutelbeheersysteem waarmee effectief toegang, vindbaarheid en gebruik van sleutels, laptops, scanners en terminals beheert kunnen worden. Je reduceert kosten, bespaart tijd en belangrijker: er kan een beter beveiligingsbeleid gerealiseerd worden en het stimuleert verantwoordelijkheid onder medewerkers.

“90% van de medewerker en studenten is positief over nieuwe oplossing beheer bedrijfsmiddelen”

De nieuwe manier waarop de bedrijfsmiddelen – in dit geval camera’s, laptops, beamers, e.d. – bij HU worden uitgeleend, is zowel door de studenten als door de medewerkers zeer goed ontvangen. Na een pilot van een half jaar op één locatie van de HU, is 90% positief en waardeert de nieuwe oplossing met een ruim voldoende of zeer goed. Schelhaas: “Met deze resultaten zijn we uiterst tevreden. Ons doel met deze oplossing was om meer service te kunnen verlenen. Uit deze hoge waardering blijkt dat dat is gelukt. De belangrijkste voordelen – zo blijkt uit de enquête – zijn het gemak van 24/7 reserveren, selfservice, geen wachtrijen, nooit meer misgrijpen en langere openingstijden.

Enerzijds kan de medewerker van de servicebalie meer tijd en aandacht besteden aan mensen die echt hulp nodig hebben en anderzijds kunnen de studenten de middelen nu ook buiten acht uur ’s ochtends en vijf uur ’s middags lenen. Met name dat laatste wordt door de studenten als waardevol ervaren, omdat zij vaak ’s avonds nog doorwerken. Zij kunnen de openingstijden van de school nu beter benutten.”

De HU studenten moesten even wennen, maar hebben in hun eigen blad Trajectum én online positief aandacht besteed aan de uitleenmuur.

Uitrol ook op andere locaties HU

Bij de indeling van de uitleenmuren wordt gekeken naar welke middelen het voorgaande schooljaar zijn uitgeleend. Dit heeft per locatie invloed op de afmeting van de muur en de hoeveelheid grote en kleine lockers. De uitleenmuren bieden gemiddeld plaats aan zo’n zestig items.

Gestimuleerd door de positieve ervaringen uit de pilot, heeft de HU ook op vijf andere locaties een uitleenmuur laten plaatsen. Schelhaas: “De combinatie van meer service en minder kosten maakt dat wij deze oplossing ook graag op onze andere locaties willen uitrollen. De kostenbesparing zit in het feit dat wij onze flexibele schil overbodig maken. Wij snijden niet in het vaste personeel. Zij krijgen dankzij robotisering wél handen vrij en hebben meer tijd voor persoonlijke aandacht voor de mensen.

Contact

Praat met een expert