Gemeente Buggenhout

Vlot en veilig sleutelbeheer dankzij de KeyConductor

Vlot en veilig sleutelbeheer dankzij de KeyConductor

Bedrijf: Gemeente Buggenhout | www.buggenhout.be

Locatie: Buggenhout, België

Sector: Publieke sector

Afdeling: Vrije tijd

Afgenomen diensten: KeyConductor

Gemeente Buggenhout is één van de meest bosrijke gemeenten in Vlaanderen met ruim 14.500 inwoners. In het nieuwe meerjarenplan van de gemeente (2020-2025), zet het huidige gemeentebestuur sterk in op klanttevredenheid. Een van de middelen om de klanttevredenheid te verhogen, is het in gebruik nemen van de KeyConductor voor het beheren van sleutels binnen de afdeling Vrije Tijd. Jurgen Vermeulen, afdelingshoofd Vrije Tijd – Sportfunctionaris deelt zijn ervaringen met de nieuwe sleutelbeheer oplossing.

Er is nauwelijks nog administratie nodig! Via de CaptureTech WebManager kunnen wij namelijk exact nagegaan wie, welke sleutel(s) wanneer heeft meegenomen of teruggebracht.

Jurgen Vermeulen

Afdelingshoofd Vrije Tijd – Sportfunctionaris, Gemeente Buggenhout

Zes locaties, 40 sleutels, één uitdaging

“Een van de diensten binnen de gemeente Buggenhout is ‘Vrije tijd’, waar cultuur & evenementen, jeugd, sport én toerisme onder vallen” vertelt Vermeulen. “Bij ‘Vrije tijd’ beschikken wij over 6 grote gebouwen die onder andere gebruikt worden voor sportlessen en culturele activiteiten. De locaties van deze gebouwen zitten verspreid over de hele gemeente. Medewerkers van de gemeente maar ook verenigingen en sportclubs maken gebruik van deze locaties. Dat maakt het beheer van in totaal zo’n 40 sleutels een uitdaging. Het totaal aantal gebruikers van al deze sleutels? Dan moet je toch wel denken aan +/- 100 mensen. Tot voor kort konden sleutels enkel opgehaald en teruggebracht worden tijdens de kantooruren van de dienst ‘Vrije tijd’. Sleutels werden persoonlijk overhandigd door de medewerkers van de dienst Vrije tijd, wat zorgde voor een complexe organisatie en dit bracht veel administratief werk met zich mee.”

De belangrijkste reden voor de aanschaf van de KeyConductor

Omdat wij de aankomende jaren sterk in zullen zetten op het verhogen van de klanttevredenheid, zijn we op zoek gegaan naar een oplossing voor het beheren van deze 40 sleutels. De oplossing hebben wij gevonden in de KeyConductor van CaptureTech”, licht Vermeulen tevreden toe. “Met dit sleutelbeheersysteem kunnen gebruikers zelf de sleutels ophalen en retourneren, dit verlaagt de werkdruk voor de medewerkers van de dienst Vrije tijd enorm. Er is nauwelijks nog administratie nodig! Via de CaptureTech WebManager kunnen wij namelijk exact nagaan wie, welke sleutel(s) wanneer heeft meegenomen of teruggebracht.

Persoonsongebonden overdracht

Het invoeren van het sleutelbeheersysteem heeft het mogelijk gemaakt om op een vlotte en veilige manier sleutels op te halen of terug te brengen. De KeyConductor is geplaatst in het centrale Gemeenschapscentrum ‘De Pit’. Het grote voordeel van de locatie is dat deze zeven dagen per week geopend is van 08:00-23:00uur. Wat betekent dat gebruikers een breder tijdvak hebben waarin sleutels kunnen worden opgehaald of teruggebracht, omdat we hierin niet meer afhankelijk zijn van de medewerkers en openingstijden van de dienst Vrije tijd. Hierdoor is de service verhoogd wat resulteert in een betere klanttevredenheid en dat was ons doel. De oplossing heeft daarmee ons beoogde doel bereikt en voldoet volledig aan de verwachtingen.

Sleutels zoeken is verleden tijd

Gebruikers kunnen eenvoudig en vlot sleutels ophalen met persoonlijke code. Die data kan ons vervolgens vertellen wie welke sleutel heeft. Hierdoor worden sleutels sneller (terug)gevonden en zowel eigen personeel als klanten waarderen deze service enorm. Rondbellen voor verloren sleutels, behoort daarmee definitief tot het verleden!
De tijdsbesparing is op dit moment nog moeilijk te becijferen, maar is er zeker wel. Daarnaast zien we dat het personeel zich nu kan richten op meer waardevolle taken. De samenwerking met CaptureTech is zeer vlot verlopen, alle afspraken zijn keurig nagekomen en het eindresultaat mag er wezen.”

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Bloemengroothandel W.K. Heyl jr.

De productiviteit is met 50% toegenomen

Bedrijf: W.K. Heyl jr. B.V. | www.heyl.nl

Locatie: Honselersdijk, Nederland

Sector: Groothandel in bloemen en planten

Afdeling: Logistiek

Afgenomen diensten: Holon software, Voice picking

W.K. Heyl jr. is een groothandel in bloemen en planten die Duitse bloemisten bedient. Sinds de oprichting in 1973 van W.K. Heyl jr. is het bedrijf uitgegroeid tot een full-service bloemen, planten en aanverwante artikelen exporteur met ultieme flexibiliteit voor haar klanten. Tegelijk met het nieuwe distributiecentrum, geopend begin 2019, heeft W.K. Heyl jr. gekozen voor de voice picking-oplossing van CaptureTech voor optimalisatie van het orderpickproces

“Mede door een verbeterslag in het orderpickproces, onder andere dankzij Voice is kwaliteit toegenomen en ook de productiviteit met 50 procent toegenomen”

Koen Heyl

Directeur, W.K. Heyl jr.

Bloemengroothandel W.K. Heyl jr. levert uitsluitend aan Duitse bloemisten. Tot 16:00 uur kunnen zij online bestellen uit een assortiment van maar liefst 12.000 artikelen, waaronder verse snijbloemen en potplanten in bijna 4.000 soorten en varianten. Voordat de klanten de volgende ochtend hun deuren openen, hebben zij de bestelde artikelen in huis. “We leveren aan circa duizend bloemisterijen binnen een straal van 750 kilometer rondom ons distributiecentrum in Honselersdijk. Dat betekent dat we ook in steden als Leipzig en Stuttgart komen”, vertelt directeur Koen Heyl.

Het distributiecentrum in Honselersdijk – pal naast de bloemenveiling van FloraHolland – is in februari 2019 geopend. Elke dag tussen 05:00 en 15:00 uur ontvangt W.K. Heyl jr. in dit pand van 26.000 vierkante meter bloemen en planten uit de hele wereld. “De meeste producten komen uit Nederland, Kenia en Israël. Na controle worden ze op de juiste locatie gezet. En als de orders van klanten in het systeem staan, starten de medewerkers met orderpicking. 70 procent van de bloemen en planten verlaat dezelfde dag weer het distributiecentrum”, stelt Heyl.

Meer controlemomenten
Meer ingebouwde controlemomenten: dat was het argument voor bloemengroothandel W.K. Heyl jr. om Voice in te zetten voor het verzamelen van orders. Met deze techniek op basis van spraakherkenning wordt er met audio opdrachten gewerkt in het distributiecentrum. Tegelijk met het nieuwe distributiecentrum heeft W.K. Heyl jr. gekozen voor de voice picking-oplossing van CaptureTech voor optimalisatie van het orderpickproces. “Sinds de orderpickers met deze technologie werken, is het aantal klachten van klanten met ruim 65 procent gedaald. En dat is niet het enige voordeel. Mede door een verbeterslag in het orderpickproces is de productiviteit met 50 procent toegenomen” aldus Heyl.

“Het voice-systeem wordt aan het begin van de dag gebruikt om de binnenkomende bloemen en planten op de juiste locatie te zetten.
‘s Middags gebruiken de medewerkers dezelfde voice-terminals en -headsets om de orders te verzamelen. Voorheen kregen de medewerkers alleen een vel met stickers waarop de pickopdrachten stonden. We zochten een systeem met meer ingebouwde controlemomenten. Dat is Voice geworden”, antwoordt Heyl.

Op het moment dat een medewerker de barcode op de krat scant, worden de pickopdrachten naar het voice-systeem gestuurd. Via de headset hoort de medewerker naar welke picklocatie hij moet lopen en hoeveel stuks hij moet pakken. De picklocatie bevestigt hij door de bijbehorende kleurencombinatie in te spreken. Het aantal bevestigt hij door in te spreken hoeveel stuks hij heeft gepakt.

Zo min mogelijk ballast
“Wij zochten een systeem dat zo min mogelijk ballast voor de medewerkers oplevert. CaptureTech gaf meteen het advies om voor Voice te kiezen. Anders dan bij barcodescanning hebben onze mensen met Voice hun handen vrij. Ze hoeven niet steeds de barcodescanner te pakken om de order te lezen of de locatie te scannen”, aldus Heyl, die eraan toevoegt dat in het oude distributiecentrum al een testopstelling is gebouwd. “Hierdoor hebben de medewerkers de gelegenheid gekregen om kennis te maken met voice picking. Dat heeft de acceptatie van deze nieuwe werkwijze zeker versneld.”

Van 98,5 naar 99,5 procent
Een foutloze order begint al in de ochtenduren als de binnenkomende bloemen en planten op de juiste locatie moeten worden gezet. Ook bij dit proces helpt Voice om fouten te voorkomen. “Door het gebruik van Voice is de kwaliteit bij uitlevering gestegen van 98,5 naar 99,5 procent. Dat betekent dat we vroeger bij 15 van de 1000 orders klachten kregen van klanten, nu nog maar bij 5 van de 1000 orders. Voor een vers product uit de natuur is dat een prima prestatie. Daarnaast is orderpicken nu makkelijker geworden. We hebben een aantal mensen aan het werk met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Ook zij hebben nu de mogelijkheid om door te groeien naar de functie van orderpicker. Voorheen was dat werk alleen weggelegd voor de medewerkers die van nature snel en secuur waren en enige productkennis hadden”, vertelt Heyl trots.

Gemeente Utrecht

Tijdsbesparing bij uitleen en inname van bedrijfsmiddelen

Tijdsbesparing bij uitleen en inname van bedrijfsmiddelen

Bedrijf: Gemeente Utrecht | www.utrecht.nl

Locatie: Utrecht, Nederland

Sector: Publieke sector

Afdeling: Facility Management, Serviceplein

Afgenomen diensten: CapLocker

De Gemeente Utrecht zit sinds oktober 2014 in het nieuwe Stadskantoor. Bij de inrichting van de kantoorverdiepingen is rekening gehouden met het nieuwe ‘flex werken’. In 2018 heeft de Gemeente Utrecht voor de CapLocker gekozen voor verbetering in de uitleen- en innameprocedure van bedrijfsmiddelen. Sinds kort is deze CapLocker aangevuld met een extra compartimenten reeks, voor de langdurige uitgifte van bedrijfsmiddelen aan nieuwe medewerkers.

“De lockers zijn in principe 24/7 beschikbaar, wat het gebruik van bedrijfsmiddelen heeft geoptimaliseerd”

Tim Kalverla

Senior Adviseur Facility Management, Gemeente Utrecht

Tijdsbesparing in de uitleen- en innameprocedure van bedrijfsmiddelen
Tim Kalverla is Senior Adviseur Facility Management. Binnen zijn functie richt hij zich voornamelijk op IT en innovatie. Vanuit Facility Management is hij continue bezig met vraagstukken zoals; Hoe loopt de dienstverlening? Welke ontwikkelingen zijn er en waar zien zij kansen voor verbetering’. De slimme uitleenmuur (CapLocker) voor uitgifte laptops is een voorbeeld hiervan. De CapLocker staat sinds 2018 bij gemeente Utrecht.Op de 10e verdieping van het Stadskantoor bevindt zich het serviceplein, voor de medewerkers van de Gemeente Utrecht, waar bedrijfsmiddelen, zoals laptops, uitgeleend worden. De registratie, administratie en de uitleen- en innameprocedure nam voorheen veel tijd in beslag, maar wordt sinds het gebruik van de CapLocker muur veel tijd bespaard en ontzorgt het de servicedesk.

Meer tijd voor kwaliteitsmonitoring
De CapLocker, bestaande uit achtenveertig lockers, is ingericht voor het kortstondig uitlenen van bedrijfsmiddelen. Begin 2018 zijn de lockers geplaatst op de verdieping van het serviceplein tegenover de servicebalie. Zo kunnen de medewerkers van het serviceplein – indien nodig – uitleg geven en direct feedback krijgen over de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. “De medewerkers zijn positief over de CapLocker. Dankzij de online reserveringsmodule (de CaptureTech App), is het reserveren van een laptop heel toegankelijk en grijpen ze nooit meer mis!” licht Tim enthousiast toe. “Middels een verkregen QR-code kan de laptop worden opgehaald of ingeleverd, ook buiten de werkuren van de servicebalie. De lockers zijn in principe 24/7 beschikbaar, wat het gebruik van de laptops heeft geoptimaliseerd”. Ook de servicebalie is zeer te spreken over de lockers. Het resulteert in aanzienlijk minder balie bezoek, creëert overzicht in het beheer van de laptops en ontzorgt daarmee de servicebalie. Dankzij de CaptureTech App (Web-based Management en Reserveringsmodule) heeft het serviceplein direct inzicht in wie, wanneer, wat in gebruik heeft (gehad). De servicebalie kan zich hierdoor meer focussen op het optimaliseren van andere processen en problemen, meer dienstverlenging bieden en zich bezig houden met kwaliteitsmonitoring.

Inmiddels is er een pilot gestart met nog een CapLocker (acht compartimenten), voor de afdeling Automatisering. Deze afdeling gaat de lockers gebruiken, als centraal punt, voor de uitgifte van bedrijfsmiddelen aan nieuwe medewerkers, oftewel langdurige uitgifte.

Specificaties CapLocker kortstondige uitleen
• 48 compartimenten
• Plus 1 compartiment voor de bediening, besturing en elektrotechnische voorzieningen, incl touchscreen
• Totale afmetingen: 1750 mm breed, 2200 mm hoog en 500 mm diep
• Elektronische sloten voorzien van een mogelijkheid tot handmatige nood opening
Daarnaast staat de ‘pilot’ CapLocker voor langdurige uitgifte (8 compartimenten incl 1 compartiment voor de bediening)

 

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Hilverda De Boer

Verdubbeling aantal orderpicks per uur dankzij Holon

Bedrijf: Hilverda De Boer || www.hilverdadeboer.nl

Locatie: De Kwakel, Nederland

Sector: Agrarisch

Afdeling: Logistiek

Afgenomen diensten: Holon software, Voice Picking

Hilverda De Boer is al ruim honderd jaar een bloemen exporteur. Het DC gevestigd in Aalsmeer telt meer dan 33 duizend vierkante meter.  Wat begon als een klein familiebedrijf is uitgegroeid tot een sierteelt specialist, actief en succesvol in meer dan 52 landen met ruim 250 medewerkers. In 2018 heeft Hilverda De Boer voor CaptureTech gekozen om een verbeterslag te maken in hun verdeelproces.

“Sinds wij met CaptureTech’s logistieke oplossingen werken worden stapelwagens optimaal benut en is onze productiviteit verbeterd”

Jan-Dick Schoneveld

Operationeel Manager, Hilverda De Boer

Efficiëntieslag in orderpicking en verdeelproces
Jan-Dick Schoneveld, Operationeel Manager bij Hilverda De Boer – “Op een bepaald moment werd ons duidelijk dat er te veel knelpunten ontstonden en dat onze logistieke processen niet efficiënt genoeg waren. Het grootste deel van de orders gaat naar het buitenland via luchttransport, hierdoor zijn de deadlines kort en is een efficiënt verdeelproces voor ons cruciaal. Wij hadden dan ook niet de huidige volumes kunnen verwerken als wij op de oude manier waren doorgegaan.”

Daarnaast werd er veelal gelopen op omschrijvingen en productkennis van de verdeler, waardoor het kon voorkomen dat er van een andere partij bloemen werden gepakt dan in de order stond aangegeven, met voorraad verschillen en foutieve orders tot gevolg. Ook de voorraad nauwkeurigheid was een aandachtspunt omdat tekorten niet direct terug gemeld werden aan het achterliggende systeem.”

De uitvoering van de verdeling vanuit Holon wordt gerealiseerd door middel van een VoCollect Voice systeem in combinatie met mobiele printers. Hierdoor heeft de verdeler zijn handen en ogen vrij, worden de benodigde labels direct na het picken afgedrukt en kunnen eventuele voorraad verschillen direct worden teruggekoppeld aan het backend systeem. Hierdoor wordt direct een inkoopbehoefte gegenereerd. Verdelers hebben geen productkennis meer nodig en zo kunnen ook invalkrachten het werk makkelijk oppakken.

De voordelen van Holon

Jan-Dick – “Sinds wij met CaptureTech’s logistieke oplossingen werken worden stapelwagens optimaal benut en is onze productiviteit verdubbeld. Daarnaast worden er sinds de implementatie veel minder fouten gemaakt, geen deadlines meer gemist en hebben wij altijd direct inzicht in de huidige stand van zaken.”

De samenwerking met CaptureTech

“Wij hebben destijds meerdere partijen uitgenodigd, maar er was gelijk een goede klik met CaptureTech. CaptureTech weet wat wij belangrijk vinden en maakt snel de vertaalslag. Ik zou CaptureTech dan ook zeker aanbevelen aan andere organisaties”, aldus Jan-Dick.

Logistieke processen verbeteren?

Onze specialisten geven u graag advies over hoe u uw logistieke processen kunt inrichten. Benieuwd naar onze logistieke oplossingen? Neem contact op voor een goed en vrijblijvend gesprek.

Daelzicht

LEAN PROPERTY MANAGEMENT IN DE ZORG MET ELEKTRONISCH SLEUTELBEHEERSYSTEEM

Daelzicht levert zorg op maat aan kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. In totaliteit heeft Daelzicht zo’n 2.000 cliënten op ongeveer 80 locaties in Limburg. In Heel is het hoofdkantoor gevestigd en daar heeft Daelzicht ook een groot instellingsterrein met eigen woonwijk en voorzieningen voor dagbesteding. Daelzicht wil een uitstekend zorgproduct leveren en wil de niet-zorg-gerelateerde diensten zo efficiënt mogelijk laten verlopen.

Efficiënt vastgoedbeheer na reorganisatie

Een organisatie als Daelzicht heeft een grote vastgoedportefeuille die beheerd en onderhouden moet worden. Voor het onderhoud zijn Harry Foederer en Wim Mulder verantwoordelijk. Foederer vertelt: “Zo’n vier jaar geleden zijn we een reorganisatie gestart. Voor de Cluster Vastgoed betekende dit dat we de vastgoedbehoeften, zo efficiënt mogelijk zijn gaan invullen.

Zo hebben wij bijvoorbeeld panden verkocht en huren wij deze terug van de nieuwe eigenaar.” Ook is het hoofdgebouw van Daelzicht gesloopt en zetelt het hoofdkantoor nu in een voormalig bankgebouw in Heel. Daar is geen receptie meer, de toegang wordt geregeld met behulp van camera’s en een toegangscontrolesysteem. Dit is veilig en efficiënt!

“De KeyConductor geeft ons de zekerheid en de rust om onze kerntaken te kunnen uitvoeren.”

Zo veel mogelijk kosten uit het zorgproduct

Vanuit overheidswege worden organisaties als Daelzicht gedwongen om zo veel mogelijk kosten uit het zorgproduct te halen. Harry Foederer licht toe wat dit voor de Cluster Vastgoed betekent: “Door het opstellen van een Meer Jaren Onderhoud Plan (MJOP) met daaraan gekoppeld onderhoudscontracten van aannemers en installateurs, zijn de onderhoudskosten tot 2030 in beeld gebracht.”

Zorg om sleutels

Wim Mulder vertelt: “Wanneer een aannemer of installateur in de oude situatie een klus moest doen, ging deze zich eerst melden bij de portier. Vervolgens kon men bij de receptie de sleutel van het desbetreffende gebouw ophalen. Voor ontvangst van de sleutel moest getekend worden, wat overigens regelmatig niet of niet goed werd gedaan. Na de klus moest men de sleutel weer inleveren, maar ook dat werd nog wel eens vergeten. Voor ons waren sleutels een behoorlijke zorg.”

Gecontroleerd toegang tot sleutels

De plannen voor het vastgoedonderhoud zijn samen met BSU opgesteld. Wim Mulder: “Het was BSU die met een folder van de KeyConductor kwam. Wij waren gelijk geïnteresseerd en hebben CaptureTech uitgenodigd.” Korte tijd later zijn er op twee locaties KeyConductors geïnstalleerd, één in Heel en één in Koningslust. Deze worden beiden beheerd vanuit Heel via de webbased applicatie. Alle aannemers, installateurs en schoonmakers die werkzaamheden op desbetreffende locaties moeten doen, hebben per individu een eigen authenticatiecode en een pincode waarmee zij toegang krijgen tot één bos met sleutels in de kast.

Besparing van tijd en zorgen

“Nu de uitgifte en inname van sleutelbossen geautomatiseerd en gecontroleerd gaat, bespaart dit ons aanzienlijk veel tijd en zorgen.” zegt Harry Foederer. “Mensen zijn zelf verantwoordelijk vanaf het moment dat zij de sleutelbos uitnemen tot het moment zij deze inleveren. In het systeem hebben wij van elke gebruiker ook het mobiele nummer opgeslagen, zo dat we altijd kunnen bellen wanneer een sleutelbos toch niet op tijd terug is.”

Rapportages leiden tot inzicht

Ook de rapportagefunctie van de KeyConductor is van toegevoegde waarde bij Daelzicht. Wim Mulder: “Wij verhuren de gymzaal en het zwembad in de avonduren. Aan de hand van het tijdstip van uitgifte en inname van de sleutel, wordt het aantal gebruiksuren in rekening gebracht. Wij maken hier maandelijks eenvoudig een rapport van.”

De KeyConductor geeft zekerheid en rust

Voor Daelzicht is de KeyConductor een middel om tijd en kosten te besparen. Daarnaast verhoogt de controle over de sleutels ook de veiligheid voor cliënten en medewerkers. Harry Foederer: “De KeyConductor geeft ons de zekerheid en de rust om onze kerntaken te kunnen uitvoeren.”

Wilt u meer informatie, een demo of een offerte aanvragen?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Stichting PVP

Privacy van cliënten Stichting PVP gewaarborgd door IT Services

Mensen die behandeld worden in de geestelijke gezondheidszorg hebben recht op de ondersteuning van een patiëntenvertrouwenspersoon (pvp). De patiëntenvertrouwenspersonen zijn in dienst van de kleine, professionele organisatie Stichting PVP. In totaal zijn er ongeveer 60 pvp’en en ze werken binnen de ggz-instellingen, verspreid door het hele land. Cliënten kunnen bij een pvp terecht met vragen en klachten over de zorgverlening. De pvp’en ondersteunen hen bij het handhaven van hun rechtspositie. Voor de stichting is het waarborgen van de privacy van deze cliënten een must. Vanuit wisselende locaties in het land verwerken de pvp’en zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie in onder andere cliëntendossiers. Nelly de Hoog, Manager ICT en projecten bij Stichting PVP: “Omdat cliënten er op moeten kunnen vertrouwen dat de pvp zijn geheimhoudingsplicht nakomt, moeten wij kunnen vertrouwen op de kennis en kunde van een IT-specialist. CaptureTech heeft de afgelopen dertien jaar aan ons bewezen een betrouwbare partner te zijn.”

Beveiliging blijkt ijzersterk

CaptureTech heeft ervoor gezorgd dat alle medewerkers van Stichting PVP vanaf elk device (computer, laptop) via internet kunnen inloggen op de eigen servers. Deze servers worden door CaptureTech beheerd en zijn zeer goed beveiligd. Zodoende kunnen de pvp’en gebruikmaken van de hardware van de zorginstelling waar zij op dat moment zijn zonder dat er gegevens achterblijven. CaptureTech levert hiervoor de hardware en verzorgt de hosting. Nelly De Hoog: “Wij hebben een onafhankelijke auditor alles laten doorlichten. Ze hebben o.a. een vulnerability assessment gedaan om eventuele zwakke plekken te ontdekken. Dat heeft geen bevindingen opgeleverd en dat is heel bijzonder. Het toont de kracht van CaptureTech op het gebied van informatiebeveiliging en ook dat wij daar op kunnen vertrouwen.”

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen

Complete beheer IT bij CaptureTech

Naast informatiebeveiliging en veilig werken, verzorgt CaptureTech ook het gehele IT beheer voor Stichting PVP. Denk daarbij aan servicedesk, serverbeheer en consultancy. Zo zorgt CaptureTech voor een back-up die veilig genoeg is en een tweede backup die op voldoende afstand staat. De Hoog: “CaptureTech is niet alleen voor het beheer maar ook bij elke grote verandering een belangrijke partner voor ons. Maurice en zijn team denken mee met onze wensen en adviseren ons gevraagd en ongevraagd. Hun advies omvat zo mogelijk meerdere opties, zodat wij zelf de keuze kunnen maken die ons het beste lijkt. En zelfs als dat niet hun eerste keuze is, blijven zij meedenken. Dat is waardevol.” Binnenkort krijgt Stichting PVP te maken met de Wet Verplichte GGZ (Wvggz), de vervanging van de Wet BOPZ. Vanaf dat moment zullen er meer berichten uitgewisseld worden met partners in de Wvggz-keten. Ook daarvoor denkt CaptureTech nu al mee. De Hoog: “Zo’n verandering kan consequenties hebben voor licenties, beveiliging en de koppeling van verschillende systemen. Maar met de korte communicatielijnen en de continuïteit van de dienstverlening van CaptureTech hebben wij ook hier het volste vertrouwen in.”

Complete beheer IT bij CaptureTech

Naast informatiebeveiliging en veilig werken, verzorgt CaptureTech ook het gehele IT beheer voor Stichting PVP. Denk daarbij aan servicedesk, serverbeheer en consultancy. Zo zorgt CaptureTech voor een back-up die veilig genoeg is en een tweede backup die op voldoende afstand staat. De Hoog: “CaptureTech is niet alleen voor het beheer maar ook bij elke grote verandering een belangrijke partner voor ons. Maurice en zijn team denken mee met onze wensen en adviseren ons gevraagd en ongevraagd. Hun advies omvat zo mogelijk meerdere opties, zodat wij zelf de keuze kunnen maken die ons het beste lijkt. En zelfs als dat niet hun eerste keuze is, blijven zij meedenken. Dat is waardevol.” Binnenkort krijgt Stichting PVP te maken met de Wet Verplichte GGZ (Wvggz), de vervanging van de Wet BOPZ. Vanaf dat moment zullen er meer berichten uitgewisseld worden met partners in de Wvggz-keten. Ook daarvoor denkt CaptureTech nu al mee. De Hoog: “Zo’n verandering kan consequenties hebben voor licenties, beveiliging en de koppeling van verschillende systemen. Maar met de korte communicatielijnen en de continuïteit van de dienstverlening van CaptureTech hebben wij ook hier het volste vertrouwen in.”
Contact

Praat met een expert

Jaguar Landrover

Efficiënt sleutelbeheer bij Land Rover Metropool Noord

Metropool Noord is de grootste en nagelnieuwe Jaguar Land Rover vestiging in Antwerpen.  Voor Metropool Noord gold wat voor veel verdelers en wagenparken geldt: het registreren en beheren van sleutels is een uitdaging. Dit leidt regelmatig tot verstoring van werkprocessen. De oplossing voor deze uitdaging heeft Metropool Noord gevonden in een elektronisch sleutelkast – de open KeyConductor.

 Dankzij CaptureTech zijn sleutels veilig opgeborgen en er kan exact nagegaan worden wie, welke sleutel wanneer van hand tot hand zijn overgegaan

Behoefte aan efficiënt sleutelbeheer en elektronische sleutelkast

Als Jaguar Land Rover verdeler, beschikt Metropool Noord over tientallen sleutels; die van tweedehandswagens, demo wagens en nieuwe wagens. De zoektocht naar de juiste sleutel bij de juiste wagen bracht voorheen onnodig tijdverlies met zich mee. Via een positieve referentie van een andere verdeler binnen de Jorssen Groep, heeft Metropool Noord de verhuizing aangegrepen als het perfecte moment om de inname en uitgifte van sleutels te structureren en registeren. Wat zijn de ervaringen met de nieuwe sleutelbeheer oplossing van CaptureTech? Een gesprek met Philip Jacobs, Product Genius & Handover Specialist bij de Jaguar Land Rover.

KeyConductor: Nooit meer zoeken naar sleutels

Philip Jacobs “Alle sleutels hingen aan metalen haakjes die vrij toegankelijk waren voor iedereen. Omdat er geen registratie of controle was op wie welke sleutels wanneer had meegenomen, kostte ons dit dagelijks onnodig veel zoekuren.” De oplossing voor deze uitdaging heeft Metropool Noord gevonden in een open KeyConductor van CaptureTech. Met dit sleutelbeheersysteem worden sleutels veilig opgeborgen en kan er exact worden nagegaan wie, wat, waar en wanneer sleutels van hand tot hand zijn overgegaan. De elektronische sleutelkast heeft 84 actieve posities, biedt de mogelijkheid tot uitbreiding en heeft een vervangbare U-hasp. De personeelsleden hebben toegang tot de sleutels met hun persoonlijke personeelsbadge.

Verwachtingen meer dan ingelost

Philip Jacobs: “Uiteraard hebben wij verschillende oplossingen bekeken, maar de KeyConductor van CaptureTech heeft de makkelijkste werking. Daarbij hebben zij ons zeer goed advies verstrekt en de verwachtingen meer dan ingelost. Zeker toen we snel enkele blades (posities) verder uit elkaar wilden plaatsen, is dit zeer snel en professioneel aangepakt en opgelost. En dat alles binnen de strakke timing die we hadden omdat de dealer enkele dagen later werd geopend. Daarbij was het een groot voordeel dat de eigen personeelsbadges gebruikt konden worden als toegangspassen.”

Met ons nieuwe sleutelbeheersysteem besparen wij direct op kosten. Daarnaast is de samenwerking met CaptureTech top verlopen. Ze zijn een vlotte en betrouwbare specialist.

Inzicht in laatste gebruiker zonder software te raadplegen

De KeyConductor wordt gebruikt om de sleutels van nieuwe wagens te beheren en registreren. Die sleutels zijn voorzien van zogeheten KeyCops, intelligente sleutelringen met barcode en RFID waardoor zij geïdentificeerd en verwerkt kunnen worden. Jacobs: “Eén sleutel gaat langs verschillende personen. Een technieker zet de wagen klaar zodat het volledige proces kan worden afgewerkt, inclusief poetsen en accessoires. Daarna komt de wagen bij de hand-over specialist die deze aan de klant overhandigd. We werken met de laatste vier cijfers van het chassisnummer, waardoor we van elke sleutel op de kast kunnen zien wie de laatste gebruiker was. Dus zonder de software te raadplegen. Dat werkt vlot en efficiënt.”

Investering snel terugverdiend

“De investering van de KeyConductor verdient zichzelf snel terug”, aldus Jacobs. “Met ons nieuwe sleutelbeheersysteem besparen wij direct op kosten. Verder wordt het zoeken volledig vermeden. Dat zijn ook enkele uren per maand. Al met al heeft KeyConductor ons een vlotte werking bezorgd voor onze nieuwe wagens. Daarbij is de samenwerking met CaptureTech top verlopen. Zij zijn een vlotte en betrouwbare specialist.”

Gemeente Waddinxveen

EFFICIËNTE UITLEEN BEDRIJFSMIDDELEN ONDERSTEUNT ‘HET NIEUWE WERKEN’ BIJ GEMEENTE WADDINXVEEN

Gemeente Waddinxveen is eind februari 2018 verhuisd naar een nieuwe locatie. Dit bijzondere pand, dat energieneutraal is, is op zo’n manier ontworpen dat ‘het nieuwe werken’ wordt gestimuleerd. Zo kunnen medewerkers gebruikmaken van flexplekken, vergaderruimtes boeken, informeel overleggen in het werkcafé of buiten het gemeentehuis werken. Vooral voor dat laatste zocht de gemeente een oplossing om de uitleen van bedrijfsmiddelen als laptops te vereenvoudigen en inzichtelijk te maken.

Het nieuwe werken bij Gemeente Waddinxveen

Gemeente Waddinxveen is in 2016 begonnen met de bijzondere transformatie van een bestaand winkelpand tot nieuw thuis voor zowel de inwoners van de gemeente als voor de gemeente ambtenaren. Niet alleen is het nieuwe gemeentehuis energieneutraal, ook is de indeling volledig gericht op ‘het nieuwe werken’. Bezoekers worden niet meer in ‘hokjes’ ontvangen en de tweehonderd medewerkers kunnen op hun beurt gebruikmaken van verschillende type werkplekken. Zo vind je er overlegplekken – formeel in vergaderruimtes, maar ook informeel in het werkcafé – en flexplekken. Eind februari 2018 hebben de medewerkers het nieuwe gemeentehuis betrokken.

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen

Behoefte aan efficiënt beheer bedrijfsmiddelen

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen, vertelt Tosca Brog. Zij is Coördinator Automatisering binnen de gemeente en verantwoordelijk voor de ICT: “In ons oude pand beschikten wij over meer dan genoeg werkplekken en dat doen we nu nog steeds. Het verschil is dat de medewerkers nu gestimuleerd worden om flexibel te zijn, zodat ze ook buiten het gemeentehuis kunnen werken.

Je kunt je voorstellen dat het voor de Wethouder van Kunst en Cultuur van toegevoegde waarde is om af en toe vanuit het kunstcentrum aan het werk te zijn. Om dit te faciliteren, hebben wij onder andere laptops en OV-kaarten beschikbaar gesteld.”

De uitleen van deze bedrijfsmiddelen verliep ongestructureerd. De medewerkers van het gemeentehuis konden bij de facilitair medewerkers items lenen zoals laptops en fietsen, maar de wisselende roosters bevorderde de administratie niet. Brog: “Als je een laptop had geleend bij facilitair medewerker X, dan was de kans groot dat je hem weer in moest leveren bij facilitair medewerker Y. Dat in combinatie met de ongestructureerde administratie van de in- en uitleen resulteerde erin dat er regelmatig spullen kwijtraakten of te laat werden ingeleverd. In die 1,5 tot 2 jaar dat het op die manier verliep, hebben we wel gemerkt dat er behoefte bestaat aan de mogelijkheid om spullen te lenen. Met het nieuwe pand, waar het nieuwe werken extra wordt gestimuleerd, is onze verwachting dat deze behoefte alleen maar groter gaat worden. Daarom wilden we dit graag professionaliseren.”

Oplossing gevonden in combinatie van KeyConductor en CapLocker

Gemeente Waddinxveen heeft die professionaliseringslag gevonden in de combinatie van de KeyConductor en de CapLocker. Met deze combinatie is het niet alleen mogelijk om middelen uit te lenen, maar ook sleutels. Brog: “Hierdoor kunnen wij naast laptops en iPhoneopladers ook fietssleutels en OV-kaarten uitlenen. Middelen die het nieuwe werken stuk voor stuk faciliteren. Met de QR-code die bij de reservering wordt ontvangen, kan het item bij de uitleenmuur worden opgehaald en ook weer teruggebracht.” De indeling van de uitleenmuur bij Gemeente Waddinxveen is als volgt: 15 kasten voor laptops, 5 kasten voor iPhone-opladers en 4 grote kasten die worden gebruikt als postvak. Stukken die anders in de postkamer zouden blijven liggen. Brog “Belangrijke, vertrouwelijke stukken liggen nu niet meer voor het grijpen. In ons vak, met name voor de afdeling HR en Juridische Zaken, is dat een groot voordeel.“

“Voorheen raakten wij regelmatig middelen kwijt. Dat kan met deze uitleenmuur niet meer.

CaptureTech actief in ontzorgen

Gemeente Waddinxveen wist van het bestaan van de ‘uitleenmuur’ via de Gemeente Gouda, met wie het nauw contact onderhoudt. Brog: “De gemeente Gouda werkte al met de KeyConductor voor de uitleen van sleutels. Zo wisten wij van het bestaan ervan. Toen wij zagen dat dit idee bij Hogeschool Utrecht werd gecombineerd met de uitleen van andere, grotere middelen, hebben wij contact gezocht met CaptureTech en zijn we samen dit project gestart.” Waar een nieuwe, technische implementatie doorgaans veel tijd nodig heeft voordat het wordt omarmd door de gebruikers, waren de medewerkers van de gemeente al snel te spreken over de oplossing. Brog: “Dat komt vooral door de herkenbare elementen die CaptureTech gebruikt, zoals een QR-code. Natuurlijk helpt het ook mee dat mensen onafhankelijk zijn, zij hebben niemand meer nodig om een item te kunnen lenen. Ik verwacht dat de uitleenmuur de komende tijd meer en meer gebruikt zal worden. En ik ben apetrots dat ik deze innovatie samen met CaptureTech binnen de gemeente heb kunnen realiseren.”
Contact

Praat met een expert

Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre

Mövenpick efficiënt en veilig met behulp van sleutelbeheersysteem KeyConductor

Het Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre is prachtig gelegen aan het IJ tussen het Centraal Station en de Passenger Terminal Amsterdam. Het imposante gebouw telt 408 kamers en is een geliefd hotel onder zowel toeristen als zakenmensen. Voor die laatste groep worden er met regelmaat congressen in het hotel gehouden.

Mövenpick Amsterdam City Centre begint elke dag efficiënt en veilig met behulp van KeyConductor

Sleutels spelen ook vandaag de dag een belangrijke rol in de hotelwereld

“Bij een hotel met een dergelijke omvang zijn er veel sleutels in omloop en wil je weten, wie er wanneer welke sleutel in bezit heeft of had.” zegt de heer Vis – Regional Chief Engineer Mövenpick Hotels & Resorts The Netherlands. De toegang is geregeld via een elektronisch sluitsysteem. Naast dit elektronisch sluitsysteem zijn er ook conventionele sleutels die dagelijks worden uitgegeven. Sleutelbeheer is een taak van de dienst Beveiliging. De sleutelregistratie vond eerst op papier plaats waardoor de kans onnauwkeurigheden aanwezig was.

‘s Morgens komt iedereen sleutels halen om zijn werkzaamheden te starten

De heer Vis: “Vanaf vijf uur tot een uur of tien ‘s morgens komen er werknemers, leveranciers en contractors die allemaal één of meerdere sleutels nodig hebben. Als de afdeling Beveiliging dan net druk is met iets anders, dan ontstaat er onnodig vertraging in de hotelketen. Ik zag dus dat het tijd werd om dit anders te regelen.”

Flexibiliteit was doorslaggevend

De heer Vis gaf opdracht om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn om dit probleem op te lossen. Al snel was de KeyConductor oplossing van CaptureTech in beeld. De heer Vis: “Gedurende de gesprekken met CaptureTech viel de flexibiliteit van de oplossing op. Een tweede pré was het feit dat CaptureTech zelf producent is van zowel hard- als software.”

Heldere business case

Van 1999 tot 2013 werd sleuteluitgifte en -inname geregeld met twee sleutelbeheersystemen. Deze systemen maakten gebruik van contactchips die erg gevoelig waren voor vuil. De gebruikers konden hun sleutels dan niet uitnemen of inleveren, met alle gevolgen van dien. Aan de beheerderskant ondervond men problemen met de verouderde software. Zo kon het systeem de 1.700 gebruikers van ARA niet goed aan met als gevolg dat het beheer erg tijdrovend werd. De communicatie tussen de twee systemen was ook niet meer van deze tijd en de responstijd van de leverancier was langer dan gewenst. Voor ARA allemaal tekenen om uit te kijken naar een nieuwe oplossing.

Vlekkeloze uitrol

“Omdat elke sleuteluitgifte of –inname gemiddeld vijf minuten kostte, was het eenvoudig om een sluitende business case te maken en het management te overtuigen.” aldus de heer Vis. Kort daarop werd een KeyConductor met 96 posities geïnstalleerd. De implementatie hebben de heer Vis en collega’s zorgvuldig voorbereid. Voor iedere werknemer, leverancier of contractor werd er een KeyCop aangemaakt, met daaraan de sleutels waarvoor men bevoegdheid heeft en bij werknemers ook een ‘druppel’ om de elektronische sloten van geautoriseerd deuren te openen en de gegevens voor het tijdregistratiesysteem.

Bewustzijn van verantwoordelijkheid vergroot

Naast efficiency is ook het bewustzijn van de eigen verantwoordelijkheid onder het personeel een groot voordeel. Men is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar sleutel en dat werkt prettig voor zowel de sleutelgebruikers als de sleutelbeheerders. Zij weten dat zolang zij een sleutel op zak hebben, zij daar verantwoordelijk voor zijn. Zodra ze die in de KeyConductor plaatsen zijn ze dat niet meer. Sleutels verlaten dus nooit het pand.

Duidelijke procedure vergroot veiligheid

Binnen het hotel zijn ook een aantal master- en emergencykeys, die alleen bedoeld zijn voor noodgevallen en toegang geven tot alle ruimtes. Het sleutelbeheer is nu nog efficiënter geregeld. “De KeyConductor heeft de mentaliteit van alle medewerkers veranderd, geeft rust en controle en scheelt tijd en geld.” R. Vis Mövenpick Amsterdam City Centre
Contact

Praat met een expert

Gemeente Gouda

Gemeente Gouda fietsreserveringen via sleutelbeheersysteem CaptureTech

In het Huis van de Stad, gelegen in de Spoorzone van Gouda, zijn verscheidene gemeentelijke diensten gehuisvest. Op de zesde verdieping van dit moderne stadshuis bevindt zich het Servicepunt. Deze afdeling is faciliterend voor de 600 tot 700 gebruikers van het Huis van de Stad en op automatiseringsgebied ook voor de ambtenaren van de gemeenten Waddinxveen en Zuidplas.

Geen omkijken meer naar leenfietsen bij gemeente Gouda door CaptureTech’s KeyConductor

Modern huis van de stad, moderne organisatie ondersteund door ICT

Coördinator van het Servicepunt Cock Bruinsma: ‘Het zwaartepunt van de diensten van het Servicepunt zijn it-gerelateerd. Gebruikers melden zich bij ons wanneer men niet kan inloggen op het netwerk of als een printer het niet meer doet, maar ook als iemand een nieuwe telefoon nodig heeft.’ Om alle meldingen keurig af te handelen wordt de facilitaire software van TopDesk gebruikt.

Bij de ingebruikname van het Huis van de Stad in 2012 zijn er ook een aantal dienstfietsen aangeschaft. Gebruikers van het Huis van de Stad kunnen
deze fietsen lenen om naar afspraken in de stad te gaan. De coördinatie van het gebruik van deze fietsen werd ondergebracht bij het Servicepunt. Cock Bruinsma: ‘Wie een fiets had gereserveerd, kon bij ons op de zesde verdieping de fietssleutel komen halen en moest die daar ook weer terugbrengen. Maar het gebeurde regelmatig dat een fiets ’s middags om vijf uur nog niet terug was gebracht zodat één van onze medewerkers moest overwerken. Voor zowel gebruikers als medewerkers was dit geen ideale situatie en ja, wij zijn it-ers dus wilden wij dit proces automatiseren.’ .

Fietsreserveringen via TopDesk gekoppeld met KeyConductor

Samen met zijn collega Rick Nieuweveen bedacht Bruinsma hoe hij de uitgifte en inname van fietssleutels wilde automatiseren. ‘Heel wat lunchpauzes hebben Rick en ik gefilosofeerd over hoe we dit proces konden verbeteren. Rick bedacht hoe het Topdesk pakket gebruikt kon worden voor de reserveringen en uiteindelijk misten we alleen nog een intelligente sleutelkast.’
‘In 2014 heb ik de Facilitaire Vakbeurs bezocht en trof daar een aantal aanbieders van sleutelbeheer oplossingen. Met CaptureTech hadden wij gelijk een goede klik. Zij dachten met ons mee en hun Keyconductor sprak ons erg aan.’ Bruinsma zette de wensen en eisen waaraan de oplossing moest voldoen op papier en nodigde de geselecteerde aanbieders uit om een voorstel te doen. Cock Bruinsma: ‘Na een uitgebreide selectieprocedure bleef de KeyConductor van CaptureTech over.’

Fietsreserveringen geautomatiseerd

Wat Bruinsma en Nieuweveen hadden bedacht, moest nu worden gerealiseerd. Bruinsma: ‘CaptureTech was zeer meewerkend in de ontwikkeling van de koppeling tussen de KeyConductor en de software van TopDesk. Rick Nieuweveen kon rekenen op alle steun en in relatief korte tijd had hij de koppeling voor elkaar.’

Door de koppeling kunnen medewerkers via hun TopDesk omgeving één van de twaalf fietsen reserveren. Een kwartier voor het gereserveerde tijdstip krijgt de gebruiker een e-mail met daarin het bericht dat vanaf dat moment de gereserveerde fiets kan worden opgehaald. Dat kan tot een kwartier na het gereserveerde tijdstip. Alleen gedurende dat half uur heeft de gebruiker met zijn smartcard toegang tot de Keyconductor om de fietssleutel uit te nemen. Die smartcard gebruikt men ook om toegang te krijgen tot het gebouw, in te loggen op de computer en te kunnen printen. Vijftien minuten voordat de fiets terug moet zijn, ontvangt de gebruiker ook weer een e-mail met daarin het verzoek om de fiets op tijd terug te brengen. Mocht een fiets niet op tijd terug zijn voor de volgende gebruiker, dan kan het systeem een reservefiets inzetten. Ook dit proces gaat volledig automatisch.

Heldere business case

De eerste maand dat het systeem in gebruik was, heeft men de Keyconductor op de zesde verdieping geplaatst. Zo kon men de gebruikers uitleg geven en direct feedback krijgen over de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. Na deze proefperiode is het systeem naar de fietsenstalling verhuisd. Gebruikers komen sindsdien niet meer op de zesde verdieping om een fietssleutel te halen of te brengen, hetgeen hun veel tijd scheelt. Ook op het Servicepunt kost deze oplossing minder tijd, men hoeft niet langer te blijven totdat alle fietssleutels retour zijn.

Bruinsma: ‘De business case in deze is inderdaad het besparen van tijd. Doordat onze medewerkers niet meer hoeven te blijven en ook doordat de haal- en brengtijd van de gebruikers nu nihil is, is de terugverdientijd van deze oplossing best kort. Maar even belangrijk vinden wij de bewustwording die het systeem creëert bij de gebruikers. Doordat zij een digitale reservering maken voor een bepaalde tijd, zijn zij er bewust van dat ze de gereserveerde fiets op de aangegeven tijden mogen gebruiken en overschrijding daarvan moeten voorkomen.’

Ook OV-passen reserveren en beheren

Het systeem draait naar volle tevredenheid van gebruikers en beheerders. De pool van twaalf leenfietsen blijkt groot genoeg. Wel wil men ook pashouders met daarin de OV-passen van de gemeente Gouda in de kast onderbrengen. Ambtenaren kunnen dan via Topdesk een OV-pas reserveren als zij voor hun werk met het openbaar vervoer moeten reizen.
Contact

Praat met een expert

Schiphol

Intelligent sleutelbeheersysteem KeyConductor voor Schiphol Winkeliers

Luchthaven Schiphol heeft jaarlijks zo’n 55 miljoen passagiers tevreden te stellen. Daarbij is het belangrijk om de reiziger zijn of haar wachttijd zo aangenaam mogelijk door te laten brengen. Winkelen staat daarbij bovenaan. Schiphol biedt vele winkelmogelijkheden zowel aan airside (See Buy Fly) als landside (Schiphol Plaza). Gezien het hoge beveiligingsniveau en het continue proces van de luchthaven, is het verlenen van toegang tot deze winkels een interessante uitdaging voor een bedrijf als CaptureTech. Winkeliers Schiphol tevreden dankzij Capturetech’s intelligent sleutelbeheersysteem KeyConductor.

Winkeliers Schiphol tevreden dankzij KeyConductor intelligent sleutelbeheersysteem

Airport Retailers Association

De winkels aan airside op Schiphol zijn verenigd in de stichting Airport Retailers Association (ARA). Deze organisatie draagt op een collectieve manier zorg voor facilitaire zaken, veiligheidsvoorzieningen en uiteraard alle aspecten van ‘retailen’ op Schiphol. De heer Alex van den Hoek is directeur van ARA en belast met onder andere de veiligheidsvoorzieningen en facilitaire zaken.

Tijdig openen van winkels van groot belang

Reizigers zijn minimaal twee uur voor vertrek op Schiphol aanwezig. De winkels aan airside moeten ruim voor vertrek van de eerste vlucht geopend zijn, zodat reizigers nog kunnen winkelen. Winkelen op Schiphol is een onderdeel van de beleving die de luchthaven haar reizigers elke dag weer wil bieden en wel op een prettige en efficiënte

De reiservaring van reizigers begint op Schiphol

Alex van den Hoek: “De reiservaring van de reizigers begint al op Schiphol. Het in een ontspannen sfeer kunnen winkelen, hoort daarbij. Reizigers moeten niet voor een gesloten deur komen te staan. Dat zou omzetderving voor de winkelier betekenen, maar ook een teleurstelling voor de reizigers. Dit willen we natuurlijk voorkomen en een veilig en betrouwbaar systeem voor sleuteluitgifte en –inname draagt daar aan bij.” Toegang tot de winkels moet 24/7 mogelijk zijn voor zowel winkelmedewerkers als magazijnmedewerkers. In totaliteit betreft het zo’n 1.700 gebruikers die op een veilige manier toegang behoren te hebben tot meer dan 100 sets met sleutels.

Oude situatie

Van 1999 tot 2013 werd sleuteluitgifte en -inname geregeld met twee sleutelbeheersystemen. Deze systemen maakten gebruik van contactchips die erg gevoelig waren voor vuil. De gebruikers konden hun sleutels dan niet uitnemen of inleveren, met alle gevolgen van dien. Aan de beheerderskant ondervond men problemen met de verouderde software. Zo kon het systeem de 1.700 gebruikers van ARA niet goed aan met als gevolg dat het beheer erg tijdrovend werd. De communicatie tussen de twee systemen was ook niet meer van deze tijd en de responstijd van de leverancier was langer dan gewenst. Voor ARA allemaal tekenen om uit te kijken naar een nieuwe oplossing.

Oplossing CaptureTech

Na inventarisatie van de wensen en eisen heeft CaptureTech in samenspraak met ARA een maatwerkoplossing ontwikkeld. Deze omvat twee KeyConductor systemen op basis van UHF RFID met een groot touch screen als bedieningspaneel. De basis van het systeem is de UHF RFID KeyCop. Deze is ongevoelig voor stof en vuil en de gegevensoverdracht via UHF RFID (dus contactloos) is supersnel. De centrale managementapplicatie is erg gebruikersvriendelijk, betrouwbaar en voorziet in uitgebreide rapportagemogelijkheden. Op basis hiervan stuurt ARA maandelijks relevante rapportages naar de aangesloten winkeliers. Deze oplossing, waaraan ARA veel heeft bijgedragen, is de basis geworden voor alle CaptureTech KeyConductor sleutelbeheersystemen.

Implementatie en dagelijks gebruik

gebruik De overgang van de oude systemen naar de KeyConductor systemen is minutieus voorbereid en naar tevredenheid verlopen. Weken van te voren heeft men de software ingericht. Binnen 24 uur heeft men de oude systemen gedemonteerd en de nieuwe KeyConductors geïnstalleerd en in gebruik gesteld. De gebruikers zijn zeer tevreden met de nieuwe systemen en zijn met het KeyConductor systeem gewaarborgd van een veilige en betrouwbare oplossing. Uitgifte en inname van sleutelbossen gaat snel en gebeurt foutloos. Zodoende kan men tijdig de winkels openen en de reizigers ongestoord laten winkelen.
Contact

Praat met een expert

Bakker.com

Bakker.com bespaart 33% op inwerkprocedure

Bakker.com, Europa’s grootste tuinspecialist, verwerkt op drukke dagen zo’n 20.000 bestellingen. Orders vanuit 16 verschillende landen die allemaal terechtkomen in het distributiecentrum in Lisse. Daar worden de bestellingen ingepakt en klaargezet voor verzending naar de eindklant. De voorpak gebeurt in de vestiging in de Zilk, midden in de bollenstreek. Om het distributieproces in en tussen de vestigingen efficiënter in te richten, is zes maanden geleden gekozen voor nieuwe scanners: de TC8000 van Zebra. Deze scanners zijn, in combinatie met All Touch Emulation software op maat, door CaptureTech geïmplementeerd. Menno van Oene is als Medior System Administrator bij Bakker.com nauw betrokken geweest bij het proces: “Het is het gebruiksgemak van zowel de scanner als de software die ons op verschillende dimensies grote voordelen opleveren.”

Grafisch met tijd meegaan

Van Oene legt uit dat de grafische vormgeving van de software en de besturing van de scanners hebben gezorgd voor een versneld inwerktraject: “Waar de gemiddelde inwerkprocedure een half jaar geleden nog 1,5 dag besloeg, zijn de nieuwe medewerkers nu met een dag al zelfstandig aan de slag. Dat laat wel zien hoe belangrijk het is om grafisch met de tijd mee te gaan. Onze oudere werknemers konden goed met het vorige systeem uit de voeten, omdat zij niet beter wisten. Middels diverse knoppen navigeerden zij door een groen scherm, welke te vergelijken is met het scherm van de eerste computers. Voor de jongere lichting was de logica daarvan helemaal niet vanzelfsprekend.” De TC8000 scanners van Zebra en de op maat gemaakte All Touch Emulation software hebben grafisch veel meer raakvlakken met de bekende moderne devices. Van Oene: “De jongere lichting is gewend aan het gebruiken van een smartphone met touchscreen. Alles is overzichtelijk en met weinig handelingen kom je waar je wilt zijn. Zo zijn onze nieuwe scanners ook ingericht. Een stuk overzichtelijker en daarmee veel gebruiksvriendelijker. Dat uit zich direct in de snellere inwerkperiode. Voor ons een belangrijke optimalisatie, omdat wij het bepaalde periodes extreem druk hebben. Op die momenten zetten wij extra krachten in. We besparen nu maar liefst 33% op de inwerktijd. Daarnaast wordt met de nieuwe scanners twee keer zo snel gescand, een flinke efficiëntieslag dus.”

Ergonomisch voordeel en lange accuduurs

Naast het effect van de grafische indeling, blijken de nieuwe scanners ook ergonomisch gezien een grote stap vooruit. Van Oene: “De oude scanners moesten op een bepaalde manier worden vastgehouden en onze orderpickers moesten echt recht voor een barcode gaan staan om succesvol te kunnen scannen. Bij de TC8000 scanners zit het scangedeelte achterop in plaats van bovenop, wat an sich al polsen bespaart. Daarover is iedereen dan ook het meest enthousiast, jong én oud.” Naast de ergonomische verbetering, gaan de accu’s van de nieuwe scanners ook veel langer mee. Van Oene: “De oude scanners gingen, toen deze net nieuw waren, ongeveer een dag mee. De accu’s moesten de laatste jaren elke dag een keer gewisseld worden. Dat is nu wel anders. We halen met bijna drie dagen met één accu. Dat is een flink verschil.

Behoud van huidige backoffices

Om de nieuwe scanners en software te implementeren, was een aanpassing aan de backoffice niet noodzakelijk. Van Oene: “Waar het proces aan de voorkant geoptimaliseerd wordt, komt het aan de achterkant nog hetzelfde binnen. Door die ‘eenvoudige’ implementatie blijft de investering overzichtelijk. Elk kwartaal vervangen wij weer een aantal oude scanners voor nieuwe. De voordelen die we nu al merken, zullen de komende tijd dus blijven toenemen. ”