Samsonite Oudenaarde

Samsonite verhoogt de efficiëntie van sleutelbeheer én de AEO-score

Samsonite verhoogt de efficiëntie van sleutelbeheer én de AEO-score

Het van oorsprong Amerikaanse Samsonite (opgericht in 1910) is
’s werelds bekendste en grootste bagagefabrikant. De fabriek in Oudenaarde, België is het Europees hoofdkwartier en toonaangevend in de ontwikkeling en productie van hardschalige reiskoffers. Elke koffer of tas die Samsonite in Europa verkoopt, vertrekt vanuit het distributiecenter te Oudenaarde. In het departement ‘Safety and Facilities’ zitten naast de preventiedienst ook de bewaking en het centrale onderhoud. De preventiedienst samen met de bewaking dragen zorg voor het beheer van alle sleutels in- en rondom de fabriek.

Bedrijf: Samsonite Oudenaarde | www.samsonite.com

Locatie: Oudenaarde, België

Sector: Producent reiskoffers en bagage

Afdeling: Technische Dienst

Afgenomen diensten: KeyConductor (elektronische sleutelkast) en CaptureTechWebManager (software)

Wij zien een aanzienlijke efficiëntieverbetering. Daarnaast verwachten wij bij de eerst volgende audit een hogere AEO-score.

Geert Moens

Safety & Facility Manager , Samsonite

Handmatige registratie een tijdrovende klus

Geert Moens, Safety & Facility Manager bij Samsonite Oudenaarde: “Op dagelijkse basis wordt een groot aantal sleutels uitgewisseld onder een 100-tal medewerkers, van onderhoudstechnici, schoonmaakpersoneel, bewakingsagenten tot aan de catering. Sleutels werden tot voor kort persoonlijk en handmatig overgedragen en elke inname en uitgifte werd met de hand bijgehouden in een register. Deze handmatige registratie levert veel administratieve handelingen op en is een tijdrovende klus, wat niet past in de dynamische omgeving binnen Samsonite.”

Verbeterde efficiëntie en tijdsbesparing

“Om de inname en uitgifte van sleutels te verbeteren hebben wij gekozen voor een oplossing van CaptureTech” licht Moens toe. “De KeyConductor zorgt op snelle en efficiënte wijze voor een digitaal geregistreerde uitgifte en inname van sleutels. Elke medewerker kan met zijn of haar personeelsbadge toegang krijgen tot de KeyConductor om de benodigde sleutel te ontlenen op het door hem of haar gekozen tijdstip. De software die aangesloten is op de KeyConductor, de CaptureTechWebManager, registreert precies wie, welke sleutel op welk moment heeft ontleend of teruggebracht en zorgt voor een real time rapportage. Dankzij de KeyConductor kan op elk moment van de dag een sleutel worden ontleend zonder dat een medewerker van het departement “Safety and Facilities” hiervoor een andere taak moet onderbreken. Dit is onder andere voor de nachtbewaking een grote stap voorwaarts om efficiënt sleutels te ontlenen zonder een controleronde te onderbreken.”

AEO-vergunning

Naast een efficiëntieslag in de registratie van de inname en uitgifte van sleutels, is geregistreerd sleutelbeheer een belangrijk onderdeel voor het verkrijgen én behouden van het AEO-vergunning. De ‘AEO-vergunning’ (Authorised Economic Operator) is een vergunning welke door de Douane wordt afgegeven aan bedrijven die internationaal actief zijn. Deze vergunning biedt bedrijven voordelen in het internationale handelsverkeer, zo worden ze bijvoorbeeld minder streng gecontroleerd waardoor het oponthoud bij grenzen afneemt.

Moens: “Een bedrijf met een AEO-vergunning wordt als betrouwbaar beschouwd. Om te blijven voldoen aan de criteria die gelden voor afgifte van de vergunning ondergaan wij bij Samsonite Oudenaarde regelmatig audits, ook op het gebied van sleutelbeheer. De samenwerking met CaptureTech verloopt vlot en de installatie werd professioneel aangepakt. Bij Samsonite Oudenaarde zien wij een aanzienlijke efficiëntieverbetering. Daarnaast verwachten wij bij de eerst volgende audit een hogere score en een vermindering van de openstaande aanbevelingen.”

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Hans Anders

Grote efficiëntieslag in voorraadbeheer voor Hans Anders dankzij RFID-oplossing

Hans Anders is in 1982 ontstaan en actief vanuit 400 vestigingen in Nederland, België en Frankrijk. Sinds 2011 is er ook een online winkel. Hans Anders is daarmee een omni-channel winkelketen. Anno 2020 staat Hans Anders voor groei en expansie, met de ambitie om heel veel nieuwe winkels te openen. Winkels die nog meer zullen verrassen met de kwaliteit van het product, met de mensen, met de oog- en hoor metingen en met de winkelinrichting.

Bedrijf: Hans Anders | www.hansanders.nl

Locatie: HQ Papland 21, Gorinchem

Sector: Retail

Afdeling: Voorraadbeheer

Afgenomen diensten: RFID labels, Zebra RFID TC25, CaptureTech Protect, Soti MobiControl

“De RFID-oplossing zorgt voor een betere aanvulling van het assortiment en draagt het bij aan een hogere servicegraad in onze winkels.”

Karin van Braam

Director Merchandise Planning & Category Management, Hans Anders

In samenwerking met brillenwinkel Hans Anders hebben wij een verbetering bedacht voor het beheren van de winkelvoorraad. De reeds geïmplementeerde Radio-Frequency Identification (RFID) oplossing levert een enorme tijdsbesparing op bij het inventariseren in de winkels. Het gebruik van RFID draagt ook bij aan een hogere servicegraad in de winkels.

“Er was dringend behoefte aan een andere aanpak van inventariseren bij Hans Anders. De voorraden in de winkels van Hans Anders werden eenmaal per jaar geïnventariseerd”, vertelt Karin van Braam director Merchandise Planning & Category Management bij Hans Anders. “Reden hiervoor is dat het een zeer tijdrovende klus was met hoge kosten. De inventarisatie moest buiten openingstijden van de winkels gedaan worden en kostte al snel een hele dag met meerdere werknemers. Daar kwam bij dat de monturen van Hans Anders niet waren voorzien van een label: alleen aan de binnenzijde van het montuur stond een artikelnummer, waardoor de brilmonturen uit de displays gehaald moesten worden om deze te kunnen identificeren.”

Door RFID binnen enkele minuten inventariseren

CaptureTech heeft in samenwerking met Hans Anders naar een goede oplossing gezocht om tijd te besparen in de inventarisatie: de brillen worden nu voorzien van een RFID-label. Alle monturen worden voorzien van een RFID-label met daarop het model, artikelnummer en eventueel de prijs. Tevens wordt de chip in het label voorzien van een code, die ieder montuur uniek maakt. Door alle brillen te voorzien van zo’n label en gebruik te maken van een RFID-handheld is het inventariseren van een winkel binnen enkele minuten gedaan. Veel sneller en zonder fouten.
Van Braam licht de voordelen toe: “Online of in de winkel, voorraadbeheer is zeer belangrijk. De geleverde RFID-oplossing verhoogt de betrouwbaarheid van de voorraden in onze winkels. Het beschikbaar stellen van de winkelvoorraad voor online verkoop en andersom draagt bij aan onze omnichannel-strategie. Daarnaast zorgt het gebruik van RFID voor een betere aanvulling van het assortiment en draagt het bij aan een hogere servicegraad in onze winkels. Medewerkers kunnen snel en accuraat informatie raadplegen en daarmee de klantervaring verbeteren.”

Winkelvoorraden direct inzichtelijk

Met de uitrusting van de labels kan de winkel nu tijdens openingstijden geïnventariseerd worden. Medewerkers van Hans Anders kunnen nu de RFID-handheld aanmelden en vertellen in welke winkel er geïnventariseerd wordt. Om vervolgens langs alle monturen te swipen, in een paar minuten tijd worden dankzij deze oplossing alle monturen geïnventariseerd. Zodra alle monturen zijn gelezen, kan de gebruiker optioneel nog opmerkingen invoeren. De geïnventariseerde data wordt direct verwerkt in het ERP van Hans Anders. Dankzij de techniek van CaptureTech is het beheer van de voorraad van Hans Anders een stuk makkelijker gemaakt.

Enza Zaden

Enza Zaden maakt transitie naar wereldwijd samenwerken via de Cloud

Groenteveredelingsbedrijf Enza Zaden is een internationaal opererend familiebedrijf dat al meer dan 80 jaar groenterassen ontwikkelt. De zaden hiervan worden wereldwijd geproduceerd en verkocht. Als internationaal opererende organisatie, met meer dan 2.000 medewerkers, 45 vestigingen in 25 landen en drie joint ventures speelt communicatie een grote rol. De IT afdeling is continue bezig met digitalisering voor nóg efficiëntere processen en een optimale bedrijfsvoering. 

Bedrijf: Enza Zaden | www.enzazaden.com

Locatie: Haling, Enkhuizen

Sector: Veredeling, vermeerdering en productie van groentezaden

Afdeling: Logistiek

Afgenomen diensten: CaptureTech Protect, Zebra TC5

“Het proactieve remote management van CaptureTech in het beheren en onderhouden van de handterminals ontzorgt onze IT afdeling enorm”

Guus Weel

Workplace Engineer, Enza Zaden

“Enkele jaren geleden zijn we begonnen met het introduceren van mobiele devices op de werkvloer, met in het achterhoofd de transitie naar het mobiel en remote werken”, vertelt Guus Weel, Workplace Engineer bij Enza Zaden. Het projectteam van Weel houdt zich bezig met alles wat de eindgebruiker betreft binnen Enza Zaden, waaronder de inrichting van remote werken, zowel op kantoor als in de veredeling- en productielocaties.”

Een Android device dat snel en remote in te richten is

“De ICT en IT-support van al onze 45 vestigingen wordt vanaf ons hoofdkantoor in Enkhuizen geregeld”, ligt Weel toe. “Enza Zaden is van origine een bedrijf dat constant bezig is met innoveren. We hebben de afgelopen jaren de focus gelegd op het remote werken, vanwege onze groei in locaties verspreid over de wereld. Onze medewerkers hebben overal ter wereld hetzelfde netwerk en kunnen zo automatisch inloggen op het bedrijfsnetwerk, dit bevordert de processen en de samenwerking. Wij werken veel met internationale projectteams waardoor wij niet zonder ‘het werken in de cloud’ kunnen. De optimalisatie van deze werkprocessen komt momenteel goed van pas. Nog meer dan voorheen wordt er veel flexibiliteit verwacht van de medewerkers maar ook van de IT-afdeling die alles operationeel moet houden.”

Optimaal inzetten van apparatuur

Om in de veredeling- en productielocaties het werkproces te optimaliseren en alle locaties remote te beheren, is twee jaar geleden gekozen voor een nieuwe mobiele handterminal: de TC5X van Zebra. “CaptureTech is al ruim tien jaar onze kennispartner op het gebied van logistieke hard- en software. Wij hebben daarom aan CaptureTech gevraagd welk device zij ons zouden aanbevelen. Onze voorkeur ging uit naar een Android device, een die snel en remote in te richten is, de apparaten moeten technisch goed en langdurig ondersteund worden (zeker vijf jaar) en ook security was een belangrijk thema. Daarnaast moest de apparatuur wereldwijd snel leverbaar zijn. Locaties dienen niet afhankelijk te zijn van het verzendproces. CaptureTech heeft ons op basis van onze wensen uiteindelijk de TC5X aanbevolen. De TC5X voldoet aan de door ons gestelde beveiligingseisen, heeft een betere netwerkconnectiviteit en snellere roaming in vergelijking met de vorige handterminals en de status van de batterij kan op afstand worden gelezen. Problemen bij een handterminal kunnen hierdoor direct geconstateerd worden, dit draagt bij aan een optimale inzet van onze apparatuur.”

Activeren en implementeren op afstand

CaptureTech heeft 160 stuks van de TC5X, in combinatie met het remote beheer middels de CaptureTech Protect oplossing, op alle locaties ‘remote’ geïmplementeerd. Weel is nauw betrokken geweest bij het proces: “CaptureTech heeft niet alleen de levering van de devices naar onze veredelings- en productielocaties wereldwijd verzorgd, maar ook de activatie en configuratie.

Het proactieve remote management van CaptureTech in het beheren en onderhouden van de handterminals ontzorgt onze IT afdeling enorm. Updates worden automatisch uitgevoerd en op afstand wordt 24/7 support geleverd door CaptureTech. De data van alle devices is online inzichtelijk, inclusief alle reparaties en gebruikersstatistieken. Dit geeft ons controle op de werking en het gebruik van mobiele apparaten. Dat heeft nog een bijkomend voordeel: wanneer een device wordt gestolen kan op een snelle en eenvoudige manier het apparaat geblokkeerd worden en de gegevens die erop staan gewist. Dankzij deze keuze kunnen wij ons focussen op het verder ontwikkeling en het efficiënter maken van onze werkprocessen.”

Interesse in onze proactieve remote service? Lees meer over CaptureTech Protect of neem contact met ons op.

Gemeente Buggenhout

Vlot en veilig sleutelbeheer dankzij de KeyConductor

Vlot en veilig sleutelbeheer dankzij de KeyConductor

Gemeente Buggenhout is één van de meest bosrijke gemeenten in Vlaanderen met ruim 14.500 inwoners. In het nieuwe meerjarenplan van de gemeente (2020-2025), zet het huidige gemeentebestuur sterk in op klanttevredenheid. Een van de middelen om de klanttevredenheid te verhogen, is het in gebruik nemen van de KeyConductor voor het beheren van sleutels binnen de afdeling Vrije Tijd. Jurgen Vermeulen, afdelingshoofd Vrije Tijd – Sportfunctionaris deelt zijn ervaringen met de nieuwe sleutelbeheer oplossing.

Bedrijf: Gemeente Buggenhout | www.buggenhout.be

Locatie: Buggenhout, België

Sector: Publieke sector

Afdeling: Vrije tijd

Afgenomen diensten: KeyConductor

Er is nauwelijks nog administratie nodig! Via de CaptureTech WebManager kunnen wij namelijk exact nagegaan wie, welke sleutel(s) wanneer heeft meegenomen of teruggebracht.

Jurgen Vermeulen

Afdelingshoofd Vrije Tijd – Sportfunctionaris, Gemeente Buggenhout

Zes locaties, 40 sleutels, één uitdaging

“Een van de diensten binnen de gemeente Buggenhout is ‘Vrije tijd’, waar cultuur & evenementen, jeugd, sport én toerisme onder vallen” vertelt Vermeulen. “Bij ‘Vrije tijd’ beschikken wij over 6 grote gebouwen die onder andere gebruikt worden voor sportlessen en culturele activiteiten. De locaties van deze gebouwen zitten verspreid over de hele gemeente. Medewerkers van de gemeente maar ook verenigingen en sportclubs maken gebruik van deze locaties. Dat maakt het beheer van in totaal zo’n 40 sleutels een uitdaging. Het totaal aantal gebruikers van al deze sleutels? Dan moet je toch wel denken aan +/- 100 mensen. Tot voor kort konden sleutels enkel opgehaald en teruggebracht worden tijdens de kantooruren van de dienst ‘Vrije tijd’. Sleutels werden persoonlijk overhandigd door de medewerkers van de dienst Vrije tijd, wat zorgde voor een complexe organisatie en dit bracht veel administratief werk met zich mee.”

De belangrijkste reden voor de aanschaf van de KeyConductor

Omdat wij de aankomende jaren sterk in zullen zetten op het verhogen van de klanttevredenheid, zijn we op zoek gegaan naar een oplossing voor het beheren van deze 40 sleutels. De oplossing hebben wij gevonden in de KeyConductor van CaptureTech”, licht Vermeulen tevreden toe. “Met dit sleutelbeheersysteem kunnen gebruikers zelf de sleutels ophalen en retourneren, dit verlaagt de werkdruk voor de medewerkers van de dienst Vrije tijd enorm. Er is nauwelijks nog administratie nodig! Via de CaptureTech WebManager kunnen wij namelijk exact nagaan wie, welke sleutel(s) wanneer heeft meegenomen of teruggebracht.

Persoonsongebonden overdracht

Het invoeren van het sleutelbeheersysteem heeft het mogelijk gemaakt om op een vlotte en veilige manier sleutels op te halen of terug te brengen. De KeyConductor is geplaatst in het centrale Gemeenschapscentrum ‘De Pit’. Het grote voordeel van de locatie is dat deze zeven dagen per week geopend is van 08:00-23:00uur. Wat betekent dat gebruikers een breder tijdvak hebben waarin sleutels kunnen worden opgehaald of teruggebracht, omdat we hierin niet meer afhankelijk zijn van de medewerkers en openingstijden van de dienst Vrije tijd. Hierdoor is de service verhoogd wat resulteert in een betere klanttevredenheid en dat was ons doel. De oplossing heeft daarmee ons beoogde doel bereikt en voldoet volledig aan de verwachtingen.

Sleutels zoeken is verleden tijd

Gebruikers kunnen eenvoudig en vlot sleutels ophalen met persoonlijke code. Die data kan ons vervolgens vertellen wie welke sleutel heeft. Hierdoor worden sleutels sneller (terug)gevonden en zowel eigen personeel als klanten waarderen deze service enorm. Rondbellen voor verloren sleutels, behoort daarmee definitief tot het verleden!
De tijdsbesparing is op dit moment nog moeilijk te becijferen, maar is er zeker wel. Daarnaast zien we dat het personeel zich nu kan richten op meer waardevolle taken. De samenwerking met CaptureTech is zeer vlot verlopen, alle afspraken zijn keurig nagekomen en het eindresultaat mag er wezen.”

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Bloemengroothandel W.K. Heyl jr.

De productiviteit is met 50% toegenomen

W.K. Heyl jr. is een groothandel in bloemen en planten die Duitse bloemisten bedient. Sinds de oprichting in 1973 van W.K. Heyl jr. is het bedrijf uitgegroeid tot een full-service bloemen, planten en aanverwante artikelen exporteur met ultieme flexibiliteit voor haar klanten. Tegelijk met het nieuwe distributiecentrum, geopend begin 2019, heeft W.K. Heyl jr. gekozen voor de voice picking-oplossing van CaptureTech voor optimalisatie van het orderpickproces.

Bedrijf: W.K. Heyl jr. B.V. | www.heyl.nl

Locatie: Honselersdijk, Nederland

Sector: Groothandel in bloemen en planten

Afdeling: Logistiek

Afgenomen diensten: Holon software, Voice picking

“Mede door een verbeterslag in het orderpickproces, onder andere dankzij Voice is kwaliteit toegenomen en ook de productiviteit met 50 procent toegenomen”

Koen Heyl

Directeur, W.K. Heyl jr.

Bloemengroothandel W.K. Heyl jr. levert uitsluitend aan Duitse bloemisten. Tot 16:00 uur kunnen zij online bestellen uit een assortiment van maar liefst 12.000 artikelen, waaronder verse snijbloemen en potplanten in bijna 4.000 soorten en varianten. Voordat de klanten de volgende ochtend hun deuren openen, hebben zij de bestelde artikelen in huis. “We leveren aan circa duizend bloemisterijen binnen een straal van 750 kilometer rondom ons distributiecentrum in Honselersdijk. Dat betekent dat we ook in steden als Leipzig en Stuttgart komen”, vertelt directeur Koen Heyl.

Het distributiecentrum in Honselersdijk – pal naast de bloemenveiling van FloraHolland – is in februari 2019 geopend. Elke dag tussen 05:00 en 15:00 uur ontvangt W.K. Heyl jr. in dit pand van 26.000 vierkante meter bloemen en planten uit de hele wereld. “De meeste producten komen uit Nederland, Kenia en Israël. Na controle worden ze op de juiste locatie gezet. En als de orders van klanten in het systeem staan, starten de medewerkers met orderpicking. 70 procent van de bloemen en planten verlaat dezelfde dag weer het distributiecentrum”, stelt Heyl.

Meer controlemomenten
Meer ingebouwde controlemomenten: dat was het argument voor bloemengroothandel W.K. Heyl jr. om Voice in te zetten voor het verzamelen van orders. Met deze techniek op basis van spraakherkenning wordt er met audio opdrachten gewerkt in het distributiecentrum. Tegelijk met het nieuwe distributiecentrum heeft W.K. Heyl jr. gekozen voor de voice picking-oplossing van CaptureTech voor optimalisatie van het orderpickproces. “Sinds de orderpickers met deze technologie werken, is het aantal klachten van klanten met ruim 65 procent gedaald. En dat is niet het enige voordeel. Mede door een verbeterslag in het orderpickproces is de productiviteit met 50 procent toegenomen” aldus Heyl.

“Het voice-systeem wordt aan het begin van de dag gebruikt om de binnenkomende bloemen en planten op de juiste locatie te zetten.
‘s Middags gebruiken de medewerkers dezelfde voice-terminals en -headsets om de orders te verzamelen. Voorheen kregen de medewerkers alleen een vel met stickers waarop de pickopdrachten stonden. We zochten een systeem met meer ingebouwde controlemomenten. Dat is Voice geworden”, antwoordt Heyl.

Op het moment dat een medewerker de barcode op de krat scant, worden de pickopdrachten naar het voice-systeem gestuurd. Via de headset hoort de medewerker naar welke picklocatie hij moet lopen en hoeveel stuks hij moet pakken. De picklocatie bevestigt hij door de bijbehorende kleurencombinatie in te spreken. Het aantal bevestigt hij door in te spreken hoeveel stuks hij heeft gepakt.

Zo min mogelijk ballast
“Wij zochten een systeem dat zo min mogelijk ballast voor de medewerkers oplevert. CaptureTech gaf meteen het advies om voor Voice te kiezen. Anders dan bij barcodescanning hebben onze mensen met Voice hun handen vrij. Ze hoeven niet steeds de barcodescanner te pakken om de order te lezen of de locatie te scannen”, aldus Heyl, die eraan toevoegt dat in het oude distributiecentrum al een testopstelling is gebouwd. “Hierdoor hebben de medewerkers de gelegenheid gekregen om kennis te maken met voice picking. Dat heeft de acceptatie van deze nieuwe werkwijze zeker versneld.”

Van 98,5 naar 99,5 procent
Een foutloze order begint al in de ochtenduren als de binnenkomende bloemen en planten op de juiste locatie moeten worden gezet. Ook bij dit proces helpt Voice om fouten te voorkomen. “Door het gebruik van Voice is de kwaliteit bij uitlevering gestegen van 98,5 naar 99,5 procent. Dat betekent dat we vroeger bij 15 van de 1000 orders klachten kregen van klanten, nu nog maar bij 5 van de 1000 orders. Voor een vers product uit de natuur is dat een prima prestatie. Daarnaast is orderpicken nu makkelijker geworden. We hebben een aantal mensen aan het werk met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Ook zij hebben nu de mogelijkheid om door te groeien naar de functie van orderpicker. Voorheen was dat werk alleen weggelegd voor de medewerkers die van nature snel en secuur waren en enige productkennis hadden”, vertelt Heyl trots.

Gemeente Utrecht

Tijdsbesparing bij uitleen en inname van bedrijfsmiddelen

Tijdsbesparing bij uitleen en inname van bedrijfsmiddelen

De Gemeente Utrecht zit sinds oktober 2014 in het nieuwe Stadskantoor. Bij de inrichting van de kantoorverdiepingen is rekening gehouden met het nieuwe ‘flex werken’. In 2018 heeft de Gemeente Utrecht voor de CapLocker gekozen voor verbetering in de uitleen- en innameprocedure van bedrijfsmiddelen. Sinds kort is deze CapLocker aangevuld met een extra compartimenten reeks, voor de langdurige uitgifte van bedrijfsmiddelen aan nieuwe medewerkers.

Bedrijf: Gemeente Utrecht | www.utrecht.nl

Locatie: Utrecht, Nederland

Sector: Publieke sector

Afdeling: Facility Management, Serviceplein

Afgenomen diensten: CapLocker

“De lockers zijn in principe 24/7 beschikbaar, wat het gebruik van bedrijfsmiddelen heeft geoptimaliseerd”

Tim Kalverla

Senior Adviseur Facility Management, Gemeente Utrecht

Tijdsbesparing in de uitleen- en innameprocedure van bedrijfsmiddelen
Tim Kalverla is Senior Adviseur Facility Management. Binnen zijn functie richt hij zich voornamelijk op IT en innovatie. Vanuit Facility Management is hij continue bezig met vraagstukken zoals; Hoe loopt de dienstverlening? Welke ontwikkelingen zijn er en waar zien zij kansen voor verbetering’. De slimme uitleenmuur (CapLocker) voor uitgifte laptops is een voorbeeld hiervan. De CapLocker staat sinds 2018 bij gemeente Utrecht.Op de 10e verdieping van het Stadskantoor bevindt zich het serviceplein, voor de medewerkers van de Gemeente Utrecht, waar bedrijfsmiddelen, zoals laptops, uitgeleend worden. De registratie, administratie en de uitleen- en innameprocedure nam voorheen veel tijd in beslag, maar wordt sinds het gebruik van de CapLocker muur veel tijd bespaard en ontzorgt het de servicedesk.

Meer tijd voor kwaliteitsmonitoring
De CapLocker, bestaande uit achtenveertig lockers, is ingericht voor het kortstondig uitlenen van bedrijfsmiddelen. Begin 2018 zijn de lockers geplaatst op de verdieping van het serviceplein tegenover de servicebalie. Zo kunnen de medewerkers van het serviceplein – indien nodig – uitleg geven en direct feedback krijgen over de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. “De medewerkers zijn positief over de CapLocker. Dankzij de online reserveringsmodule (de CaptureTech App), is het reserveren van een laptop heel toegankelijk en grijpen ze nooit meer mis!” licht Tim enthousiast toe. “Middels een verkregen QR-code kan de laptop worden opgehaald of ingeleverd, ook buiten de werkuren van de servicebalie. De lockers zijn in principe 24/7 beschikbaar, wat het gebruik van de laptops heeft geoptimaliseerd”. Ook de servicebalie is zeer te spreken over de lockers. Het resulteert in aanzienlijk minder balie bezoek, creëert overzicht in het beheer van de laptops en ontzorgt daarmee de servicebalie. Dankzij de CaptureTech App (Web-based Management en Reserveringsmodule) heeft het serviceplein direct inzicht in wie, wanneer, wat in gebruik heeft (gehad). De servicebalie kan zich hierdoor meer focussen op het optimaliseren van andere processen en problemen, meer dienstverlenging bieden en zich bezig houden met kwaliteitsmonitoring.

Inmiddels is er een pilot gestart met nog een CapLocker (acht compartimenten), voor de afdeling Automatisering. Deze afdeling gaat de lockers gebruiken, als centraal punt, voor de uitgifte van bedrijfsmiddelen aan nieuwe medewerkers, oftewel langdurige uitgifte.

Specificaties CapLocker kortstondige uitleen
• 48 compartimenten
• Plus 1 compartiment voor de bediening, besturing en elektrotechnische voorzieningen, incl touchscreen
• Totale afmetingen: 1750 mm breed, 2200 mm hoog en 500 mm diep
• Elektronische sloten voorzien van een mogelijkheid tot handmatige nood opening
Daarnaast staat de ‘pilot’ CapLocker voor langdurige uitgifte (8 compartimenten incl 1 compartiment voor de bediening)

 

Wilt u meer informatie?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Quantore klaar voor nieuw Warehouse Management Systeem

Quantore klaar voor nieuw Warehouse Management Systeem

Quantore staat aan de vooravond (oktober 2019) van de implementatie van een grote upgrade van het Warehouse Management Systeem (WMS), die meer mogelijkheden biedt in orderpicking. In het kader hiervan komt er onder meer een nieuwe scanner-oplossing, die wordt geleverd door CaptureTech.

Bedrijf: Quantore B.V. | www.quantore.com

Locatie: Beuningen (Gelderland)

Sector: Kantoorvakhandel

Afdeling: Logistiek

“Wij vertrouwen op de door CaptureTech geleverde producten en diensten, die medebepalend zijn voor ons bedrijfssucces”

Clifford Lenkens

Manager ICT, Quantore

Clifford Lenkens, Manager ICT bij Quantore, licht toe: “Voordat CaptureTech zo’n twee jaar geleden bij ons binnenkwam, hadden wij een acuut probleem met de WiFi-dekking in ons distributiecentrum. Op bepaalde plekken hadden wij geen bereik waardoor scanners hun verbinding verloren. Dat soort gaten kosten gigantisch veel tijd, geld én het zorgt voor frustratie bij onze orderpickers. Wij waren dan ook dringend op zoek naar een accurate oplossing.”
CaptureTech is een onderzoek gestart om de gaten in het WiFi-netwerk te lokaliseren en te identificeren. In november 2017 hebben wij het WiFi-netwerk vervangen door Cisco Meraki om de verwachte groei de komende jaren te kunnen managen. “Een belangrijke eerste stap”, aldus Lenkens.

Grafische terminal

Inmiddels staat Quantore aan de vooravond van de implementatie van een grote upgrade van het Warehouse Management Systeem (WMS), die meer mogelijkheden biedt in orderpicking. Hierbij wordt overgestapt op een grafische terminal. Lenkens: “Deze ontwikkeling vraagt om vervanging van onze 150 DOS-scanners. De verouderde scanners, die dateren uit 2009, ondersteunen de nieuwe mogelijkheden van het WMS niet. Ook ervaren we het als een groot nadeel dat wij enkel losse scanners hebben. Eventuele problemen moeten bij elke scanner individueel worden opgelost. Als er geen IT-er aanwezig is, blijven de scanners liggen. Ook zijn er veel verschillen in configuratie, gaat er veel tijd verloren bij het configureren van een apparaat en werkt het administratief niet efficiënt.”
Ook bij de uitdagingen die voortkwamen uit de grote, grafische WMS-update werden wij actief betrokken. In samenwerking met WMS-leverancier Centric heeft zij gekeken welke scanners het best passen bij de behoefte van Quantore. Een belangrijke eis hierbij is dat de scanners in de tussentijd – bij de overgang op het vernieuwde WMS – beide systemen ondersteunen; zowel grafisch als DOS. Vanwege de complexiteit van de overstap worden de 150 scanners uit 2009 niet in één keer, maar gefaseerd vervangen. De eerste tien scanners zijn reeds vervangen voor verschillende varianten van Zebra.

 Centrale managementoplossing

Voor het probleem rondom de losse scanners hebben wij ook een effectieve oplossing: Soti MobiControl. Deze centrale managementoplossing maakt het mogelijk dat alle scanners in het magazijn van hetzelfde type op afstand beheerd, geconfigureerd en ingesteld kunnen worden. Lenkens: “Dit is een bijzonder groot voordeel voor ons. Vooral omdat wij nu in de overgangsfase zitten naar het vernieuwde WMS. Eventuele aanpassingen die na de testperiode volgen, kunnen wij nu centraal, op alle devices tegelijk doorvoeren.” Voor elk type scanner wordt een profiel aangemaakt waarin alle configuratie en instellingen staan. Wanneer een scanner zich aanmeldt op het WiFi-netwerk krijgt hij vanuit Soti de configuratie toegestuurd.

Lenkens vat samen: “De oplossingen hebben veel voordelen. Zo hebben wij met het nieuwe WiFi netwerk inzicht in hoeveel netwerkverbruik een scanner genereert en kunnen wij bijhouden wat de levensduur van de batterijen is. Daarnaast biedt de Soti-oplossing ons gigantisch veel tijdwinst. Er is geen IT-er meer nodig voor problemen met de scanners, het kost weinig tot geen tijd om te configureren, alle scanners zijn voorzien van dezelfde configuratie en wij hebben direct inzichtelijk welke scanners er online en in gebruik zijn. Wij vertrouwen op deze producten en diensten, die medebepalend zijn voor ons bedrijfssucces”, aldus Lenkens.

Hilverda De Boer

Verdubbeling aantal orderpicks per uur dankzij Holon

Hilverda De Boer is al ruim honderd jaar een bloemen exporteur. Het DC gevestigd in Aalsmeer telt meer dan 33 duizend vierkante meter.  Wat begon als een klein familiebedrijf is uitgegroeid tot een sierteelt specialist, actief en succesvol in meer dan 52 landen met ruim 250 medewerkers. In 2018 heeft Hilverda De Boer voor CaptureTech gekozen om een verbeterslag te maken in hun verdeelproces.

Bedrijf: Hilverda De Boer | www.hilverdadeboer.nl

Locatie: De Kwakel, Nederland

Sector: Agrarisch

Afdeling: Logistiek

Afgenomen diensten: Holon software, Voice Picking

“Sinds wij met CaptureTech’s logistieke oplossingen werken worden stapelwagens optimaal benut en is onze productiviteit verbeterd”

Jan-Dick Schoneveld

Operationeel Manager, Hilverda De Boer

Efficiëntieslag in orderpicking en verdeelproces
Jan-Dick Schoneveld, Operationeel Manager bij Hilverda De Boer – “Op een bepaald moment werd ons duidelijk dat er te veel knelpunten ontstonden en dat onze logistieke processen niet efficiënt genoeg waren. Het grootste deel van de orders gaat naar het buitenland via luchttransport, hierdoor zijn de deadlines kort en is een efficiënt verdeelproces voor ons cruciaal. Wij hadden dan ook niet de huidige volumes kunnen verwerken als wij op de oude manier waren doorgegaan.”

Daarnaast werd er veelal gelopen op omschrijvingen en productkennis van de verdeler, waardoor het kon voorkomen dat er van een andere partij bloemen werden gepakt dan in de order stond aangegeven, met voorraad verschillen en foutieve orders tot gevolg. Ook de voorraad nauwkeurigheid was een aandachtspunt omdat tekorten niet direct terug gemeld werden aan het achterliggende systeem.”

De uitvoering van de verdeling vanuit Holon wordt gerealiseerd door middel van een VoCollect Voice systeem in combinatie met mobiele printers. Hierdoor heeft de verdeler zijn handen en ogen vrij, worden de benodigde labels direct na het picken afgedrukt en kunnen eventuele voorraad verschillen direct worden teruggekoppeld aan het backend systeem. Hierdoor wordt direct een inkoopbehoefte gegenereerd. Verdelers hebben geen productkennis meer nodig en zo kunnen ook invalkrachten het werk makkelijk oppakken.

De voordelen van Holon

Jan-Dick – “Sinds wij met CaptureTech’s logistieke oplossingen werken worden stapelwagens optimaal benut en is onze productiviteit verdubbeld. Daarnaast worden er sinds de implementatie veel minder fouten gemaakt, geen deadlines meer gemist en hebben wij altijd direct inzicht in de huidige stand van zaken.”

De samenwerking met CaptureTech

“Wij hebben destijds meerdere partijen uitgenodigd, maar er was gelijk een goede klik met CaptureTech. CaptureTech weet wat wij belangrijk vinden en maakt snel de vertaalslag. Ik zou CaptureTech dan ook zeker aanbevelen aan andere organisaties”, aldus Jan-Dick.

Logistieke processen verbeteren?

Onze specialisten geven u graag advies over hoe u uw logistieke processen kunt inrichten. Benieuwd naar onze logistieke oplossingen? Neem contact op voor een goed en vrijblijvend gesprek.

Daelzicht

LEAN PROPERTY MANAGEMENT IN DE ZORG MET ELEKTRONISCH SLEUTELBEHEERSYSTEEM

Daelzicht levert zorg op maat aan kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. In totaliteit heeft Daelzicht zo’n 2.000 cliënten op ongeveer 80 locaties in Limburg. In Heel is het hoofdkantoor gevestigd en daar heeft Daelzicht ook een groot instellingsterrein met eigen woonwijk en voorzieningen voor dagbesteding. Daelzicht wil een uitstekend zorgproduct leveren en wil de niet-zorg-gerelateerde diensten zo efficiënt mogelijk laten verlopen.

Efficiënt vastgoedbeheer na reorganisatie

Een organisatie als Daelzicht heeft een grote vastgoedportefeuille die beheerd en onderhouden moet worden. Voor het onderhoud zijn Harry Foederer en Wim Mulder verantwoordelijk. Foederer vertelt: “Zo’n vier jaar geleden zijn we een reorganisatie gestart. Voor de Cluster Vastgoed betekende dit dat we de vastgoedbehoeften, zo efficiënt mogelijk zijn gaan invullen.

Zo hebben wij bijvoorbeeld panden verkocht en huren wij deze terug van de nieuwe eigenaar.” Ook is het hoofdgebouw van Daelzicht gesloopt en zetelt het hoofdkantoor nu in een voormalig bankgebouw in Heel. Daar is geen receptie meer, de toegang wordt geregeld met behulp van camera’s en een toegangscontrolesysteem. Dit is veilig en efficiënt!

“De KeyConductor geeft ons de zekerheid en de rust om onze kerntaken te kunnen uitvoeren.”

Zo veel mogelijk kosten uit het zorgproduct

Vanuit overheidswege worden organisaties als Daelzicht gedwongen om zo veel mogelijk kosten uit het zorgproduct te halen. Harry Foederer licht toe wat dit voor de Cluster Vastgoed betekent: “Door het opstellen van een Meer Jaren Onderhoud Plan (MJOP) met daaraan gekoppeld onderhoudscontracten van aannemers en installateurs, zijn de onderhoudskosten tot 2030 in beeld gebracht.”

Zorg om sleutels

Wim Mulder vertelt: “Wanneer een aannemer of installateur in de oude situatie een klus moest doen, ging deze zich eerst melden bij de portier. Vervolgens kon men bij de receptie de sleutel van het desbetreffende gebouw ophalen. Voor ontvangst van de sleutel moest getekend worden, wat overigens regelmatig niet of niet goed werd gedaan. Na de klus moest men de sleutel weer inleveren, maar ook dat werd nog wel eens vergeten. Voor ons waren sleutels een behoorlijke zorg.”

Gecontroleerd toegang tot sleutels

De plannen voor het vastgoedonderhoud zijn samen met BSU opgesteld. Wim Mulder: “Het was BSU die met een folder van de KeyConductor kwam. Wij waren gelijk geïnteresseerd en hebben CaptureTech uitgenodigd.” Korte tijd later zijn er op twee locaties KeyConductors geïnstalleerd, één in Heel en één in Koningslust. Deze worden beiden beheerd vanuit Heel via de webbased applicatie. Alle aannemers, installateurs en schoonmakers die werkzaamheden op desbetreffende locaties moeten doen, hebben per individu een eigen authenticatiecode en een pincode waarmee zij toegang krijgen tot één bos met sleutels in de kast.

Besparing van tijd en zorgen

“Nu de uitgifte en inname van sleutelbossen geautomatiseerd en gecontroleerd gaat, bespaart dit ons aanzienlijk veel tijd en zorgen.” zegt Harry Foederer. “Mensen zijn zelf verantwoordelijk vanaf het moment dat zij de sleutelbos uitnemen tot het moment zij deze inleveren. In het systeem hebben wij van elke gebruiker ook het mobiele nummer opgeslagen, zo dat we altijd kunnen bellen wanneer een sleutelbos toch niet op tijd terug is.”

Rapportages leiden tot inzicht

Ook de rapportagefunctie van de KeyConductor is van toegevoegde waarde bij Daelzicht. Wim Mulder: “Wij verhuren de gymzaal en het zwembad in de avonduren. Aan de hand van het tijdstip van uitgifte en inname van de sleutel, wordt het aantal gebruiksuren in rekening gebracht. Wij maken hier maandelijks eenvoudig een rapport van.”

De KeyConductor geeft zekerheid en rust

Voor Daelzicht is de KeyConductor een middel om tijd en kosten te besparen. Daarnaast verhoogt de controle over de sleutels ook de veiligheid voor cliënten en medewerkers. Harry Foederer: “De KeyConductor geeft ons de zekerheid en de rust om onze kerntaken te kunnen uitvoeren.”

Wilt u meer informatie, een demo of een offerte aanvragen?

Vul het contactformulier in en wij nemen contact met u op!

Stichting PVP

Privacy van cliënten Stichting PVP gewaarborgd door IT Services

Mensen die behandeld worden in de geestelijke gezondheidszorg hebben recht op de ondersteuning van een patiëntenvertrouwenspersoon (pvp). De patiëntenvertrouwenspersonen zijn in dienst van de kleine, professionele organisatie Stichting PVP. In totaal zijn er ongeveer 60 pvp’en en ze werken binnen de ggz-instellingen, verspreid door het hele land. Cliënten kunnen bij een pvp terecht met vragen en klachten over de zorgverlening. De pvp’en ondersteunen hen bij het handhaven van hun rechtspositie. Voor de stichting is het waarborgen van de privacy van deze cliënten een must. Vanuit wisselende locaties in het land verwerken de pvp’en zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie in onder andere cliëntendossiers. Nelly de Hoog, Manager ICT en projecten bij Stichting PVP: “Omdat cliënten er op moeten kunnen vertrouwen dat de pvp zijn geheimhoudingsplicht nakomt, moeten wij kunnen vertrouwen op de kennis en kunde van een IT-specialist. CaptureTech heeft de afgelopen dertien jaar aan ons bewezen een betrouwbare partner te zijn.”

Beveiliging blijkt ijzersterk

CaptureTech heeft ervoor gezorgd dat alle medewerkers van Stichting PVP vanaf elk device (computer, laptop) via internet kunnen inloggen op de eigen servers. Deze servers worden door CaptureTech beheerd en zijn zeer goed beveiligd. Zodoende kunnen de pvp’en gebruikmaken van de hardware van de zorginstelling waar zij op dat moment zijn zonder dat er gegevens achterblijven. CaptureTech levert hiervoor de hardware en verzorgt de hosting. Nelly De Hoog: “Wij hebben een onafhankelijke auditor alles laten doorlichten. Ze hebben o.a. een vulnerability assessment gedaan om eventuele zwakke plekken te ontdekken. Dat heeft geen bevindingen opgeleverd en dat is heel bijzonder. Het toont de kracht van CaptureTech op het gebied van informatiebeveiliging en ook dat wij daar op kunnen vertrouwen.”

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen

Complete beheer IT bij CaptureTech

Naast informatiebeveiliging en veilig werken, verzorgt CaptureTech ook het gehele IT beheer voor Stichting PVP. Denk daarbij aan servicedesk, serverbeheer en consultancy. Zo zorgt CaptureTech voor een back-up die veilig genoeg is en een tweede backup die op voldoende afstand staat. De Hoog: “CaptureTech is niet alleen voor het beheer maar ook bij elke grote verandering een belangrijke partner voor ons. Maurice en zijn team denken mee met onze wensen en adviseren ons gevraagd en ongevraagd. Hun advies omvat zo mogelijk meerdere opties, zodat wij zelf de keuze kunnen maken die ons het beste lijkt. En zelfs als dat niet hun eerste keuze is, blijven zij meedenken. Dat is waardevol.” Binnenkort krijgt Stichting PVP te maken met de Wet Verplichte GGZ (Wvggz), de vervanging van de Wet BOPZ. Vanaf dat moment zullen er meer berichten uitgewisseld worden met partners in de Wvggz-keten. Ook daarvoor denkt CaptureTech nu al mee. De Hoog: “Zo’n verandering kan consequenties hebben voor licenties, beveiliging en de koppeling van verschillende systemen. Maar met de korte communicatielijnen en de continuïteit van de dienstverlening van CaptureTech hebben wij ook hier het volste vertrouwen in.”

Complete beheer IT bij CaptureTech

Naast informatiebeveiliging en veilig werken, verzorgt CaptureTech ook het gehele IT beheer voor Stichting PVP. Denk daarbij aan servicedesk, serverbeheer en consultancy. Zo zorgt CaptureTech voor een back-up die veilig genoeg is en een tweede backup die op voldoende afstand staat. De Hoog: “CaptureTech is niet alleen voor het beheer maar ook bij elke grote verandering een belangrijke partner voor ons. Maurice en zijn team denken mee met onze wensen en adviseren ons gevraagd en ongevraagd. Hun advies omvat zo mogelijk meerdere opties, zodat wij zelf de keuze kunnen maken die ons het beste lijkt. En zelfs als dat niet hun eerste keuze is, blijven zij meedenken. Dat is waardevol.” Binnenkort krijgt Stichting PVP te maken met de Wet Verplichte GGZ (Wvggz), de vervanging van de Wet BOPZ. Vanaf dat moment zullen er meer berichten uitgewisseld worden met partners in de Wvggz-keten. Ook daarvoor denkt CaptureTech nu al mee. De Hoog: “Zo’n verandering kan consequenties hebben voor licenties, beveiliging en de koppeling van verschillende systemen. Maar met de korte communicatielijnen en de continuïteit van de dienstverlening van CaptureTech hebben wij ook hier het volste vertrouwen in.”
Contact

Praat met een expert

Jaguar Landrover

Efficiënt sleutelbeheer bij Land Rover Metropool Noord

Metropool Noord is de grootste en nagelnieuwe Jaguar Land Rover vestiging in Antwerpen.  Voor Metropool Noord gold wat voor veel verdelers en wagenparken geldt: het registreren en beheren van sleutels is een uitdaging. Dit leidt regelmatig tot verstoring van werkprocessen. De oplossing voor deze uitdaging heeft Metropool Noord gevonden in een elektronisch sleutelkast – de open KeyConductor.

 Dankzij CaptureTech zijn sleutels veilig opgeborgen en er kan exact nagegaan worden wie, welke sleutel wanneer van hand tot hand zijn overgegaan

Behoefte aan efficiënt sleutelbeheer en elektronische sleutelkast

Als Jaguar Land Rover verdeler, beschikt Metropool Noord over tientallen sleutels; die van tweedehandswagens, demo wagens en nieuwe wagens. De zoektocht naar de juiste sleutel bij de juiste wagen bracht voorheen onnodig tijdverlies met zich mee. Via een positieve referentie van een andere verdeler binnen de Jorssen Groep, heeft Metropool Noord de verhuizing aangegrepen als het perfecte moment om de inname en uitgifte van sleutels te structureren en registeren. Wat zijn de ervaringen met de nieuwe sleutelbeheer oplossing van CaptureTech? Een gesprek met Philip Jacobs, Product Genius & Handover Specialist bij de Jaguar Land Rover.

KeyConductor: Nooit meer zoeken naar sleutels

Philip Jacobs “Alle sleutels hingen aan metalen haakjes die vrij toegankelijk waren voor iedereen. Omdat er geen registratie of controle was op wie welke sleutels wanneer had meegenomen, kostte ons dit dagelijks onnodig veel zoekuren.” De oplossing voor deze uitdaging heeft Metropool Noord gevonden in een open KeyConductor van CaptureTech. Met dit sleutelbeheersysteem worden sleutels veilig opgeborgen en kan er exact worden nagegaan wie, wat, waar en wanneer sleutels van hand tot hand zijn overgegaan. De elektronische sleutelkast heeft 84 actieve posities, biedt de mogelijkheid tot uitbreiding en heeft een vervangbare U-hasp. De personeelsleden hebben toegang tot de sleutels met hun persoonlijke personeelsbadge.

Verwachtingen meer dan ingelost

Philip Jacobs: “Uiteraard hebben wij verschillende oplossingen bekeken, maar de KeyConductor van CaptureTech heeft de makkelijkste werking. Daarbij hebben zij ons zeer goed advies verstrekt en de verwachtingen meer dan ingelost. Zeker toen we snel enkele blades (posities) verder uit elkaar wilden plaatsen, is dit zeer snel en professioneel aangepakt en opgelost. En dat alles binnen de strakke timing die we hadden omdat de dealer enkele dagen later werd geopend. Daarbij was het een groot voordeel dat de eigen personeelsbadges gebruikt konden worden als toegangspassen.”

Met ons nieuwe sleutelbeheersysteem besparen wij direct op kosten. Daarnaast is de samenwerking met CaptureTech top verlopen. Ze zijn een vlotte en betrouwbare specialist.

Inzicht in laatste gebruiker zonder software te raadplegen

De KeyConductor wordt gebruikt om de sleutels van nieuwe wagens te beheren en registreren. Die sleutels zijn voorzien van zogeheten KeyCops, intelligente sleutelringen met barcode en RFID waardoor zij geïdentificeerd en verwerkt kunnen worden. Jacobs: “Eén sleutel gaat langs verschillende personen. Een technieker zet de wagen klaar zodat het volledige proces kan worden afgewerkt, inclusief poetsen en accessoires. Daarna komt de wagen bij de hand-over specialist die deze aan de klant overhandigd. We werken met de laatste vier cijfers van het chassisnummer, waardoor we van elke sleutel op de kast kunnen zien wie de laatste gebruiker was. Dus zonder de software te raadplegen. Dat werkt vlot en efficiënt.”

Investering snel terugverdiend

“De investering van de KeyConductor verdient zichzelf snel terug”, aldus Jacobs. “Met ons nieuwe sleutelbeheersysteem besparen wij direct op kosten. Verder wordt het zoeken volledig vermeden. Dat zijn ook enkele uren per maand. Al met al heeft KeyConductor ons een vlotte werking bezorgd voor onze nieuwe wagens. Daarbij is de samenwerking met CaptureTech top verlopen. Zij zijn een vlotte en betrouwbare specialist.”

Gemeente Waddinxveen

EFFICIËNTE UITLEEN BEDRIJFSMIDDELEN ONDERSTEUNT ‘HET NIEUWE WERKEN’ BIJ GEMEENTE WADDINXVEEN

Gemeente Waddinxveen is eind februari 2018 verhuisd naar een nieuwe locatie. Dit bijzondere pand, dat energieneutraal is, is op zo’n manier ontworpen dat ‘het nieuwe werken’ wordt gestimuleerd. Zo kunnen medewerkers gebruikmaken van flexplekken, vergaderruimtes boeken, informeel overleggen in het werkcafé of buiten het gemeentehuis werken. Vooral voor dat laatste zocht de gemeente een oplossing om de uitleen van bedrijfsmiddelen als laptops te vereenvoudigen en inzichtelijk te maken.

Het nieuwe werken bij Gemeente Waddinxveen

Gemeente Waddinxveen is in 2016 begonnen met de bijzondere transformatie van een bestaand winkelpand tot nieuw thuis voor zowel de inwoners van de gemeente als voor de gemeente ambtenaren. Niet alleen is het nieuwe gemeentehuis energieneutraal, ook is de indeling volledig gericht op ‘het nieuwe werken’. Bezoekers worden niet meer in ‘hokjes’ ontvangen en de tweehonderd medewerkers kunnen op hun beurt gebruikmaken van verschillende type werkplekken. Zo vind je er overlegplekken – formeel in vergaderruimtes, maar ook informeel in het werkcafé – en flexplekken. Eind februari 2018 hebben de medewerkers het nieuwe gemeentehuis betrokken.

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen

Behoefte aan efficiënt beheer bedrijfsmiddelen

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen, vertelt Tosca Brog. Zij is Coördinator Automatisering binnen de gemeente en verantwoordelijk voor de ICT: “In ons oude pand beschikten wij over meer dan genoeg werkplekken en dat doen we nu nog steeds. Het verschil is dat de medewerkers nu gestimuleerd worden om flexibel te zijn, zodat ze ook buiten het gemeentehuis kunnen werken.

Je kunt je voorstellen dat het voor de Wethouder van Kunst en Cultuur van toegevoegde waarde is om af en toe vanuit het kunstcentrum aan het werk te zijn. Om dit te faciliteren, hebben wij onder andere laptops en OV-kaarten beschikbaar gesteld.”

De uitleen van deze bedrijfsmiddelen verliep ongestructureerd. De medewerkers van het gemeentehuis konden bij de facilitair medewerkers items lenen zoals laptops en fietsen, maar de wisselende roosters bevorderde de administratie niet. Brog: “Als je een laptop had geleend bij facilitair medewerker X, dan was de kans groot dat je hem weer in moest leveren bij facilitair medewerker Y. Dat in combinatie met de ongestructureerde administratie van de in- en uitleen resulteerde erin dat er regelmatig spullen kwijtraakten of te laat werden ingeleverd. In die 1,5 tot 2 jaar dat het op die manier verliep, hebben we wel gemerkt dat er behoefte bestaat aan de mogelijkheid om spullen te lenen. Met het nieuwe pand, waar het nieuwe werken extra wordt gestimuleerd, is onze verwachting dat deze behoefte alleen maar groter gaat worden. Daarom wilden we dit graag professionaliseren.”

Oplossing gevonden in combinatie van KeyConductor en CapLocker

Gemeente Waddinxveen heeft die professionaliseringslag gevonden in de combinatie van de KeyConductor en de CapLocker. Met deze combinatie is het niet alleen mogelijk om middelen uit te lenen, maar ook sleutels. Brog: “Hierdoor kunnen wij naast laptops en iPhoneopladers ook fietssleutels en OV-kaarten uitlenen. Middelen die het nieuwe werken stuk voor stuk faciliteren. Met de QR-code die bij de reservering wordt ontvangen, kan het item bij de uitleenmuur worden opgehaald en ook weer teruggebracht.” De indeling van de uitleenmuur bij Gemeente Waddinxveen is als volgt: 15 kasten voor laptops, 5 kasten voor iPhone-opladers en 4 grote kasten die worden gebruikt als postvak. Stukken die anders in de postkamer zouden blijven liggen. Brog “Belangrijke, vertrouwelijke stukken liggen nu niet meer voor het grijpen. In ons vak, met name voor de afdeling HR en Juridische Zaken, is dat een groot voordeel.“

“Voorheen raakten wij regelmatig middelen kwijt. Dat kan met deze uitleenmuur niet meer.

CaptureTech actief in ontzorgen

Gemeente Waddinxveen wist van het bestaan van de ‘uitleenmuur’ via de Gemeente Gouda, met wie het nauw contact onderhoudt. Brog: “De gemeente Gouda werkte al met de KeyConductor voor de uitleen van sleutels. Zo wisten wij van het bestaan ervan. Toen wij zagen dat dit idee bij Hogeschool Utrecht werd gecombineerd met de uitleen van andere, grotere middelen, hebben wij contact gezocht met CaptureTech en zijn we samen dit project gestart.” Waar een nieuwe, technische implementatie doorgaans veel tijd nodig heeft voordat het wordt omarmd door de gebruikers, waren de medewerkers van de gemeente al snel te spreken over de oplossing. Brog: “Dat komt vooral door de herkenbare elementen die CaptureTech gebruikt, zoals een QR-code. Natuurlijk helpt het ook mee dat mensen onafhankelijk zijn, zij hebben niemand meer nodig om een item te kunnen lenen. Ik verwacht dat de uitleenmuur de komende tijd meer en meer gebruikt zal worden. En ik ben apetrots dat ik deze innovatie samen met CaptureTech binnen de gemeente heb kunnen realiseren.”
Contact

Praat met een expert